Mit der Einführung des One-Stop-Shop-Verfahrens (OSS) im Juli 2021 wurde die Umsatzsteuerabwicklung für grenzüberschreitende B2C-Umsätze in der EU deutlich vereinfacht. Ein aktueller Beschluss des EU-Rats sieht vor, das Verfahren künftig weiter auszubauen. In diesem Artikel erfahren Sie, was das One-Stop-Shop-Verfahren ist, wie es funktioniert und wer es unter welchen Bedingungen nutzen darf. Zudem erläutern wir, welche neuen Regeln zukünftig gelten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das One-Stop-Shop-Verfahren?
  
• Welche Voraussetzungen müssen Händler/innen zur Teilnahme am OSS-Verfahren erfüllen?
  
• In welchen Fällen darf das OSS-Verfahren nicht genutzt werden?
  
• Wie funktioniert das One-Stop-Shop-Verfahren?
  
• Was ändert sich zukünftig beim OSS-Verfahren?
  
• Welche Vorteile hat OSS?
  

Was ist das One-Stop-Shop-Verfahren?

Das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) bezeichnet im Steuerrecht der EU ein System zur Abwicklung der Umsatzsteuer im grenzüberschreitenden E-Commerce. Es ermöglicht Unternehmen, unter bestimmten Voraussetzungen ihre Umsätze über ein zentrales Online-Portal zu melden, anstatt sich in jedem Land separat registrieren zu müssen. Damit erklärt sich auch der Name, der frei übersetzt werden kann mit „einzige Anlaufstelle“. Für Online-Händler/innen ist die Teilnahme am OSS freiwillig, aber empfehlenswert – vor allem für Händler/innen, die Waren oder Dienstleistungen in mehrere EU-Länder verkaufen.

Das OSS-Verfahren wurde am 1. April 2021 als Weiterentwicklung des Mini-One-Stop-Shop-Verfahrens (MOSS) als Teil des Mehrwertsteuer-Digitalpakets eingeführt. Die seither gültigen Regelungen werden im Rahmen der ViDA-Reformen ab 2027 erweitert.

Was ist ViDA?

„VAT in the Digital Age“ (kurz: ViDA) bezeichnet eine Initiative der EU-Kommission zur Modernisierung des bestehenden europäischen Umsatzsteuersystems. Das Maßnahmenpaket wurde im November 2024 vom EU-Rat beschlossen. Mit ViDA werden auf Basis der bestehenden Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL, Richtlinie 2006/112/EG) neue Bestimmungen bei den digitalen Meldepflichten und der Plattformwirtschaft eingeführt und das One-Stop-Shop-System erweitert.

Welche Voraussetzungen müssen Händler/innen zur Teilnahme am OSS-Verfahren erfüllen?

Europäische Händler/innen können freiwillig am OSS-Verfahren teilnehmen, wenn sie mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Sie tätigen innergemeinschaftliche Fernverkäufe, das heißt, sie liefern Waren an Privatpersonen in einem anderen EU-Mitgliedstaat.

• Sie erbringen Dienstleistungen an Privatpersonen in Mitgliedstaaten der Europäischen Union, in denen sie nicht ansässig sind.

• Sie stellen eine elektronische Schnittstelle zur Verfügung, durch deren Nutzung sie die Lieferung von Waren innerhalb eines Mitgliedstaats durch ein nicht in der EU ansässiges steuerpflichtiges Unternehmen unterstützen. In diesem Fall werden sie steuerlich behandelt, als ob sie die Ware selbst geliefert hätten.

Lieferschwelle

Seit 2021 müssen europäische Online-Händler/innen die seit Juli 2021 gültige Lieferschwelle beachten. Unter einem Umsatz von 10.000 € netto pro Kalenderjahr wird die Umsatzbesteuerung im Ursprungsland der Händler/innen vorgenommen. Wird die Lieferschwelle überschritten, sind die Unternehmen in den Zielländern ihrer Waren umsatzsteuerpflichtig. Sie müssen sich folglich jeweils umsatzsteuerlich registrieren und die geltende Umsatzsteuer in den Zielländern abführen. Alternativ können sie sich einmalig für das One-Stop-Shop-Verfahren registrieren.

Unternehmen, die nicht in der EU ansässig sind, können das OSS-Verfahren ebenfalls nutzen. Voraussetzung ist in diesem Fall jedoch ein Warenlager in der EU, von dem aus innergemeinschaftliche Lieferungen an Privatpersonen erfolgen.

In welchen Fällen darf das OSS-Verfahren nicht genutzt werden?

Bei Verkäufen an andere Unternehmen
Unternehmen, die ihre Waren und Dienstleistungen ausschließlich an andere Unternehmen verkaufen, sind vom OSS ausgeschlossen. Das OSS gilt nur für Unternehmen, die an Privatpersonen verkaufen (d. h. B2C).

Bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung

Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) in Anspruch nehmen, sind ebenfalls vom OSS befreit. Voraussetzung für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist ein Jahresumsatz von weniger als 22.000 € im Vorjahr und ein voraussichtlicher Umsatz von weniger als 50.000 € im laufenden Jahr. Unternehmen, die diese Voraussetzungen erfüllen, sind von der Umsatzsteuer befreit und benötigen daher kein OSS.

Wenn sie von einer Differenzbesteuerung profitieren

Das OSS kann nicht von Unternehmen genutzt werden, die von einer Differenzbesteuerung profitieren. Online-Händlern, die Waren von Privatpersonen erwerben, um die gebrauchten Produkte weiterzuverkaufen, wird beispielsweise von der Steuerbehörde keine Umsatzsteuer auf den vollen Verkaufspreis berechnet. Stattdessen erhebt ein EU-Land aufgrund einer Sonderregelung die Umsatzsteuer nur auf die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis. Diese Differenzbesteuerung kann nicht über das OSS abgeführt werden.

Ebenso sind verbrauchsteuerpflichtige Waren vom OSS ausgenommen. Dazu gehören Kaffee, Alkohol und Tabak.

Bei Unterhaltung von Lagerhäusern in EU-Ländern, an die sie verkaufen

Das OSS kann auch nicht von Unternehmen genutzt werden, die Waren in EU-Länder liefern, in denen sie über Lagerhäuser verfügen. In diesem Fall handelt es sich nicht um eine grenzüberschreitende Lieferung, sondern um eine lokale Lieferung.

Wie funktioniert das One-Stop-Shop-Verfahren?

Unternehmen, die das OSS nutzen möchten, können dies in nur wenigen Schritten tun.

Registrieren Sie sich im OSS

Jedes EU-Land verfügt über eine eigene Version des OSS. Daher ist es wichtig, dass die Registrierung über ein elektronisches Portal im Heimatland der in bzw. des Verkäufers erfolgt. Deutsche Unternehmen können sich beispielsweise über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) für das OSS registrieren. Für die Registrierung ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich, und ein Unternehmen muss die Registrierung vor seiner ersten steuerpflichtigen Transaktion und spätestens bis zum Ende des vorangegangenen Quartals abschließen.

Dokumentation grenzüberschreitender Verkäufe

Unternehmen müssen alle für das OSS relevanten Transaktionen genau dokumentieren. Zu den besonders wichtigen Informationen gehören: die einzelnen Verkaufsbeträge, die jeweiligen Länder, in die Waren oder Dienstleistungen verkauft wurden, die geltenden Steuersätze und die berechnete Umsatzsteuer.

Stripe Tax kann bei der Bearbeitung der Umsatzsteuer helfen. Mit Stripe Tax können Unternehmen ihre Steuern für weltweite Zahlungen einziehen und melden. Stripe Tax berechnet den korrekten Steuerbetrag automatisch; so lässt sich beispielsweise schnell feststellen, ob Unternehmen Liefergrenzen überschritten haben. Stripe Tax bietet zudem Zugriff auf alle relevanten Steuerdokumente, sodass Unternehmen schnell und einfach Rückerstattungen beantragen können.

Erstellung der OSS-Steuererklärung

Unternehmen, die das OSS nutzen, müssen ihre erfassten grenzüberschreitenden Umsätze in einer vierteljährlichen Steuererklärung melden. Die Angaben sind in Euro zu machen und basieren auf dem Wechselkurs der Europäischen Zentralbank am letzten Tag des Quartals.

Unternehmen müssen ihre Steuererklärungen bis zum Ende des Monats einreichen, der auf den Steuerzeitraum folgt. Die Einreichungsfristen für die einzelnen Quartale sind der 30. April, der 31. Juli, der 31. Oktober und der 31. Januar des Folgejahres. Unternehmen müssen die OSS-Steuererklärung auch dann einreichen, wenn sie im betreffenden Quartal keine grenzüberschreitenden Umsätze erzielt haben. In diesem Fall sollten sie eine sogenannte Nullmeldung einreichen.

Unternehmen müssen für die in ihren Heimatländern erzielten Umsätze separate Steuererklärungen erstellen.

Zahlung von Steuern

Unternehmen müssen ihre ausstehenden Beträge an Umsatzsteuer an das Bundesfinanzamt in Trier überweisen. Die deutschen Steuerbehörden leiten die einzelnen Beträge an Umsatzsteuer dann an die jeweiligen Zielländer (d. h. die Länder, in die die Unternehmen verkauft haben) weiter.
Speicherung von Verkaufsdaten

Unternehmen müssen alle Verkaufsdaten, die dem OSS zuzuordnen sind, zehn Jahre lang aufbewahren. Außerdem müssen sie den Steuerbehörden auf Anfrage die entsprechenden Unterlagen zur Verfügung stellen.

Was ändert sich zukünftig beim OSS-Verfahren?

Mit der Umsetzung von ViDA wird das OSS-Verfahren zukünftig erweitert. Ziel ist es, noch mehr Unternehmen zu ermöglichen, ihre Umsatzsteuern für grenzüberschreitende B2C-Lieferungen über ein einziges Online-Portal und in einer Sprache zu melden.

Dies gilt beispielsweise für Verkäufe von Gas und Strom, Waren, die an Bord von Schiffen, Flugzeugen oder Zügen verkauft werden, sowie Waren, die installiert oder montiert werden. Zudem dürfen auch Lagerbewegungen in andere EU-Mitgliedstaaten ab Juli 2028 per OSS gemeldet werden.

Darüber hinaus können mit ViDA auch Drittstaaten Transaktionen über das One-Stop-Shop-Verfahren abwickeln, wenn sie beispielsweise Waren aus einem deutschen Lager an deutsche Privatpersonen verkaufen. Ab Januar 2027 ist Unternehmen aus Drittstaaten ebenfalls erlaubt, ihre steuerpflichtigen Dienstleistungen innerhalb der EU per OSS zu melden. Dies gilt auch für Leistungen, die sie für Kundinnen und Kunden außerhalb der EU erbringen, solange diese in der EU besteuert werden müssen.

Korrekturen an OSS-Steuererklärungen können zukünftig sofort vorgenommen werden – solange dies vor Ablauf der Frist geschieht. Bislang mussten diese in einer zukünftigen Erklärung vorgenommen werden. Mit ViDA hat der EU-Rat beschlossen, dass OSS-Berichte bis zum Abgabetermin korrigiert werden dürfen.

Welche Vorteile hat OSS?

Das OSS-Verfahren bietet sowohl Händlerinnen und Händlern als auch den Steuerbehörden zahlreiche Vorteile. Die wichtigsten finden Sie nachfolgend im Überblick.

Vorteile für Händler/innen

• Zentrale Registrierung: Anstatt sich in jedem Land mit steuerpflichtigen Umsätzen einzeln umsatzsteuerlich zu registrieren, müssen Online-Händler/innen sich nur einmalig beim OSS anmelden.

• Einheitliche Steuererklärung: Eine einzige quartalsweise Steuererklärung über das OSS-Portal deckt alle grenzüberschreitenden B2C-Umsätze in der EU ab. Die Umsatzsteuern müssen damit nicht mehr in jedem EU-Land einzeln gemeldet werden.

• Vereinfachte Steuerzahlung: Mit OSS leisten Händler/innen eine gebündelte Steuerzahlung an die Steuerbehörde ihres Heimatlandes, welche die Beträge an die Zielländer verteilt.

• Zeit- und Kostenersparnis: Durch die zentralisierte Abwicklung sparen Unternehmen Zeit und Geld, da die Buchhaltung einfacher wird. Zudem sinkt mit der Komplexität auch der Beratungsbedarf beispielsweise durch Steuerberater/innen.

• Compliance-Erleichterung: Klare Regeln und standardisierte Prozesse machen es den Unternehmen darüber hinaus einfacher, die steuerlichen Vorschriften in allen EU-Ländern einzuhalten. Dies reduziert auch das Risiko von Strafen oder Bußgeldern.

Vorteile für Steuerbehörden

• Effizientere Steuererhebung: Die nationalen Steuerbehörden erhalten die Steuern aus grenzüberschreitenden Umsätzen zentral über die Registrierungsbehörden des jeweiligen Händlerlandes. Dies verringert den Verwaltungsaufwand.

• Standardisierung und Transparenz: Das einheitliche Verfahren und die klaren Meldepflichten machen die Steuerabwicklung transparenter. Die Finanzbehörden können sämtliche Daten zentral erfassen und bei Bedarf schnell analysieren.

• Erhöhte Steuereinnahmen: OSS erleichtert nicht nur die Erfassung und das Abführen der Umsatzsteuer. Das Verfahren macht auch Steuerhinterziehung unwahrscheinlicher, da die Finanzbehörden einen besseren Überblick über Geldflüsse bekommen. Infolge der besseren Transparenz ist mit weniger Betrugsfällen und erhöhten Steuereinnahmen zu rechnen.

• Koordination zwischen Mitgliedstaaten: Durch den Austausch von Informationen zwischen den Steuerbehörden der EU-Mitgliedstaaten wird die internationale Zusammenarbeit verbessert. Bestenfalls verringert dies den Verwaltungsaufwand und vereinfacht Prüfungen für alle Behörden.