El proceso de pagos es importante para empresas de todos los tamaños, incluidas las pequeñas empresas. Las empresas de EE. UU. pagaron una cifra récord de 187.200 millones $ en comisiones de proceso en 2024 para aceptar pagos con tarjetas de crédito, débito y de prepago. A continuación, hablaremos de lo que las pequeñas empresas deben saber sobre el proceso de pagos, incluido cómo funciona, algunos desafíos y riesgos, cómo elegir el proveedor de servicios de pago adecuado y cómo crear una estrategia de pago flexible.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Cómo funciona el proceso de pagos para las pequeñas empresas?
  
• Tipos de sistemas de proceso de pagos para pequeñas empresas
  
• Componentes clave del proceso de pagos para pequeñas empresas
  
• ¿Por qué es importante para las pequeñas empresas contar con un proceso de pagos eficaz?
  
• Desafíos asociados con el proceso de pagos para pequeñas empresas
  
• Cómo elegir a un proveedor de servicios de proceso de pagos para tu pequeña empresa
  
• Prácticas recomendadas de proceso de pagos para pequeñas empresas
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Payments
  

¿Cómo funciona el procesamiento de pagos para las pequeñas empresas?

El ciclo de procesamiento de pagos consta de tres pasos:

• Inicio de la transacción: un cliente decide realizar un pago con una tarjeta de crédito o débito. Los datos de la tarjeta del cliente se capturan a través de un sistema POS, una pasarela de pagos por Internet u otro dispositivo que acepte tarjetas.

• Autorización: los datos de la tarjeta se envían al procesador de pagos, que remite los detalles de la transacción al banco emisor de la tarjeta para su autorización. El banco comprueba la validez de la tarjeta y si el cliente tiene suficientes fondos o crédito. Si todo está en orden, el banco envía un código de autorización al procesador de pagos y la transacción puede continuar.

• Cobro: la transacción autorizada se agrupa con otras transacciones para procesarse, normalmente al final del día laborable. El procesador de pagos facilita la transferencia de fondos del banco emisor de la tarjeta a la cuenta de la empresa. El banco de la empresa abona en la cuenta de la empresa el importe de la transacción, menos las comisiones de la transacción.

Para mantener la seguridad a lo largo de este proceso, los procesadores de pagos utilizan el cifrado y normas de cumplimiento de la normativa, como el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS).

Tipos de sistemas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas

Existen dos tipos principales de sistemas de procesamiento de pagos para las pequeñas empresas.

Proveedores de cuentas de comerciante

Se trata de instituciones financieras o empresas que proporcionan a las empresas cuentas de comerciante, unas cuentas bancarias especializadas que las empresas deben tener para aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito. Los proveedores de cuentas de comerciante ofrecen un mayor control sobre el proceso de pago, pero a menudo conllevan procedimientos de configuración y comisiones más complejos.

Proveedores de servicios de pago (PSP)

Los PSP como Stripe agrupan las cuentas de comerciante, lo que permite a las empresas aceptar pagos sin configurar sus propias cuentas de comerciante. Los PSP suelen ser más fáciles de configurar y usar, y son una opción popular para las pequeñas empresas.

Componentes clave del procesamiento de pagos de pequeñas empresas

Los componentes clave del procesamiento de pagos electrónicos (la pasarela de pagos, la cuenta de comerciante y el procesador de pagos) trabajan juntos para facilitar las transacciones digitales. Esto es lo que las pequeñas empresas deben saber sobre estos elementos del sistema de procesamiento de pagos.

Pasarela de pagos

Una pasarela de pagos es un servicio que autoriza y procesa pagos en transacciones por Internet y actúa de puente entre el sitio web de una empresa y el procesador de pagos. Cuando un cliente realiza una compra, la pasarela transmite de forma segura la información de pago al procesador para su autorización y finalización. Otras funciones, como la protección antifraude, el cifrado y la tokenización, mantienen la seguridad de las transacciones.

Funciona de la siguiente manera:

• Cifrado de datos: cuando un cliente introduce sus datos de pago en un sitio web, la pasarela de pagos cifra los datos antes de transmitirlos.

• Petición de autorización: la pasarela envía esta información al procesador de pagos, que la reenvía al banco emisor de la tarjeta para su autorización.

• Transmisión de la respuesta: la pasarela recibe la respuesta de aprobación o rechazo del procesador de pagos y transmite esta información al sitio web de la empresa.

Cuenta de comerciante

Una cuenta de comerciante es un tipo de cuenta bancaria que permite a las empresas aceptar y procesar transacciones electrónicas de pago con tarjeta. Tras autorizarse una transacción con tarjeta, los fondos se retienen en una cuenta de comerciante antes de transferirse a la cuenta bancaria habitual de la empresa. Esto es lo que debes saber sobre las cuentas de comerciante:

• Retención y transferencia de fondos: tras aprobarse una transacción, los fondos se retienen temporalmente en la cuenta de comerciante. Estos fondos se transfieren a la cuenta bancaria de la empresa, normalmente en unos pocos días.

• Relación con los bancos adquirentes: las cuentas de comerciante las proporcionan bancos adquirentes o instituciones financieras que tienen relaciones con redes de tarjetas como Visa y Mastercard.

• Estructuras de las comisiones: las cuentas de comerciante pueden conllevar varias comisiones, como comisiones por transacción, comisiones mensuales y posibles penalizaciones, que varían en función del proveedor.

Procesador de pagos

Un procesador de pagos es una empresa que gestiona el proceso de la transacción con tarjeta de crédito actuando de mediador entre la empresa, el banco de la empresa (adquirente) y el emisor de la tarjeta (banco del cliente). Los procesadores de pagos desempeñan un papel importante en el sistema de pagos de las siguientes maneras:

• Transacciones: se encargan de los aspectos técnicos del procesamiento de las transacciones con tarjeta de crédito y débito, lo que incluye el envío de datos de las transacciones a las redes de tarjetas y bancos correspondientes.

• Prevención de fraude y seguridad: los procesadores de pagos emplean medidas de seguridad para evitar las transacciones fraudulentas y cumplir con los estándares del sector, como el PCI DSS.

• Cobro de fondos: los procesadores facilitan el cobro de fondos para que la empresa reciba el pago de las transacciones, menos las comisiones.

Estos tres componentes trabajan juntos para permitir las transacciones electrónicas. La pasarela de pagos captura y cifra la información de la tarjeta, la cuenta del comerciante actúa como una zona de retención de los fondos de la transacción y el encargado del tratamiento de pagos completa la transacción facilitando el movimiento de fondos.

¿Por qué es importante para las pequeñas empresas disponer de un procesamiento eficaz de los pagos?

Hay muchos motivos por los que las pequeñas empresas deben priorizar el procesamiento de pagos:

• Transacciones más rápidas para un mejor flujo de caja: las pequeñas empresas tienden a operar con recursos limitados. Un procesamiento de pagos rápido significa que reciben dinero rápidamente, lo que mejora su capacidad para gestionar los gastos diarios.

• Más métodos de pago para mejorar la experiencia del cliente: los clientes esperan varias opciones de pago, incluidas las tarjetas de crédito, los pagos por Internet y los pagos con el móvil. Al satisfacer estas expectativas, las pequeñas empresas pueden mejorar la satisfacción de los clientes y fomentar su repetición.

• Precisión mejorada en la contabilidad y el mantenimiento de registros: el procesamiento de pagos automatizado ayuda a mantener registros financieros precisos. Esto es importante para el seguimiento de las ventas y la gestión del inventario, así como a efectos de impuestos. Corregir errores en el procesamiento manual puede ser costoso y requerir mucho tiempo.

• Mayor seguridad para proteger los datos de los clientes: los métodos de pago digitales suelen ser más seguros que el efectivo porque reducen el riesgo de robo y fraude. Proteger las finanzas de los clientes y de la empresa es un aspecto clave de las relaciones comerciales.

• Expansión del alcance global: para las empresas que quieren expandirse geográficamente, los sistemas de pago electrónicos les permiten aceptar pagos desde cualquier parte del mundo, lo que abre nuevos mercados y bases de clientes.

• Reducción del papeleo administrativo: los pagos electrónicos reducen la necesidad de facturación y mantenimiento de registros en papel, lo que ahorra tiempo y reduce el impacto medioambiental.

• Mejor gestión de los pagos recurrentes: para las empresas que operan con modelos de suscripción o que necesitan gestionar la facturación periódica, los sistemas de pago automatizados simplifican el proceso al garantizar pagos periódicos y puntuales sin necesidad de una intervención manual constante.

• Menores gastos generales en la gestión de otros tipos de pagos: aunque la configuración de los sistemas de pagos electrónicos conlleva ciertos costes, aceptar estas opciones puede resultar más rentable en general que gestionar el efectivo o los cheques. Eliminan las comisiones de los depósitos bancarios, la mano de obra del procesamiento manual y la necesidad de transportar dinero físicamente. De media, el procesamiento de pagos digitales cuesta un 57 % menos que el de los pagos no digitales.

• Mejores datos para análisis e información: muchos sistemas de procesamiento de pagos incluyen herramientas de análisis que ofrecen información sobre las tendencias de ventas, las horas de mayor actividad de compras y el comportamiento de los clientes. Esta información puede orientar las estrategias empresariales y los esfuerzos de marketing.

Desafíos asociados al procesamiento de pagos para pequeñas empresas

El procesamiento de pagos para pequeñas empresas presenta su propia serie de desafíos, entre los que se incluyen los siguientes:

• Costes: Las comisiones por transacción, las tarifas de alquiler de equipos y los cargos por servicios de pasarela de pagos pueden acumularse, especialmente en pequeñas empresas con márgenes de beneficios reducidos.

• Riesgos de fraude y seguridad: Mantener la seguridad de los datos de los clientes y las transacciones es una preocupación constante para las pequeñas empresas, que a menudo carecen de los recursos para invertir en medidas de seguridad de prima.

• Problemas técnicos y fiabilidad: Problemas como los fallos de software, el mal funcionamiento del hardware y los problemas de conectividad a Internet pueden interrumpir la capacidad de procesar pagos, lo que provoca la pérdida de ventas e insatisfacción en el cliente.

• Cumplimiento de la normativa y reglamentación: Las pequeñas empresas deben cumplir estándares como el PCI DSS para evitar penalizaciones y problemas jurídicos, lo que requiere tiempo y conocimiento de los requisitos normativos.

• Contracargos y disputas: La gestión de los contracargos implica papeleo y comunicación continua con bancos y clientes, y puede dar lugar a una pérdida de ingresos.

• Integración con otros sistemas: La integración de los sistemas de proceso de pagos con otros sistemas de software de la empresa (p. ej., sistemas de contabilidad o de inventario) puede suponer un desafío, y la falta de integración puede dar lugar a ineficiencias y errores en el mantenimiento de los registros.

• Preferencias de los consumidores: Mantenerse al día con el desarrollo de las preferencias de pago de los consumidores (p. ej., pagos móviles, billeteras digitales) requiere actualizaciones continuas y, posiblemente, una inversión adicional en nuevas tecnologías.

• Poder de negociación limitado: A menudo, las pequeñas empresas carecen del poder de negociación para negociar comisiones por transacción más bajas con los procesadores de pagos, a diferencia de las empresas más grandes que pueden utilizar sus altos volúmenes de transacciones para obtener mejores tarifas.

• Formación y soporte: Formar al personal para usar los sistemas de pago de forma eficaz puede ser un desafío si la empresa carece de los recursos para impartir una formación exhaustiva o si el procesador de pagos ofrece un soporte limitado.

• Transacciones internacionales: Para las empresas que trabajan con clientes internacionales, los desafíos adicionales incluyen el cambio de divisas, comisiones por transacción más altas y regulaciones de pagos internacionales.

Cómo elegir un proveedor de procesamiento de pagos para tu pequeña empresa

La selección de un procesador de pagos requiere equilibrar los costes transaccionales inmediatos y escalar las operaciones a largo plazo. Estos son algunos pasos que puedes dar para evaluar a los proveedores:

• Evalúa tu punto de partida operativo y tus planes de crecimiento: Revisa tu volumen de ventas mensual promedio, así como los tamaños típicos de las transacciones, y haz una lista de los métodos de pago preferidos. Elige un procesador de pagos que se adapte a tu modelo de negocio específico y asegúrate de que el proveedor pueda escalar de cara a tus necesidades futuras.

• Identifica la arquitectura de procesador ideal: Decide si tu empresa necesita un proveedor de servicios para comerciantes tradicional o un proveedor de servicios de pago simplificado como Stripe. Busca proveedores que combinen de forma fluida el procesamiento de tarjetas con una pasarela de pagos en línea integrada. La elección de una opción integral simplifica tu entorno de software y evita problemas de compatibilidad entre tu página de proceso de compra y tus depósitos bancarios de back end.

• Audita el coste total de propiedad y la flexibilidad de los contratos: Para averiguar el coste por transacción, comprueba si el proveedor cobra gastos de mantenimiento mensuales fijos, comisiones de penalización por volumen de procesamiento mínimo o tarifas por extractos de cuenta independientes. Además, da prioridad a aquellos proveedores que ofrezcan contratos flexibles (p. ej., opciones mensuales en lugar de contratos plurianuales) y comprueba el contrato en busca de penalizaciones por cancelación anticipada, políticas de seguridad y otros detalles.

• Verifica el rendimiento de la plataforma a través de las reseñas y el testing: Investiga la experiencia de las empresas activas en plataformas de reseñas de terceros neutrales y redes de pequeñas empresas. Solicita acceso a un entorno de prueba para desarrolladores gratuito o una demostración de software. Si es posible, despliega el nuevo sistema de pago en un programa piloto real, como una única línea de productos digitales o una caja registradora secundaria.

• Realiza una selección final comparativa: Enumera tus tres principales opciones de proceso en una tabla comparativa directa. Compara los costes transaccionales de referencia con las funcionalidades de la plataforma, el historial técnico de tiempos de actividad y la disponibilidad constante del servicio de soporte técnico del cliente activo. Si tu empresa tiene un volumen de ventas significativo, usa tu historial de procesamiento para negociar métricas de precios personalizados o costes de hardware mensuales inferiores antes de firmar un acuerdo definitivo.

Una vez que el sistema que hayas elegido esté activo, programa auditorías semestrales de tus extractos de comerciante. Compara periódicamente tus tarifas de procesamiento vigentes reales con el crecimiento de tu empresa para asegurarte de que tu proveedor de servicios sigue ofreciéndote un valor óptimo.

Mejores prácticas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas

A continuación te presentamos algunas de las mejores prácticas importantes de procesamiento de pagos para pequeñas empresas:

• Ofrece varias opciones de pago: incluye varios métodos de pago, como tarjetas de crédito y débito, monederos digitales (por ejemplo, Apple Pay, Google Pay) y plataformas de pagos por Internet, para que puedas satisfacer una amplia variedad de preferencias de los consumidores. Si tienes clientes internacionales, plantéate ofrecer los métodos de pago más populares en esas regiones y comprueba si tu procesador admite varias divisas.

• Prioriza la seguridad y el cumplimiento de la normativa: elige un procesador de pagos que cumpla el estándar PCI DSS. Emplea pasarelas de pagos con protocolos de seguridad y cifrado sólidos para proteger los datos confidenciales durante las transacciones. Actualiza periódicamente el software y el hardware de procesamiento de pagos para protegerte de las últimas amenazas de seguridad.

• Simplifica el proceso de compra: un proceso de compra sencillo ayuda a reducir el abandono del carrito. Minimiza el número de pasos y haz que la navegación sea lo más intuitiva posible. No olvides perfeccionar tu proceso de pago para los usuarios de móviles.

• Implementa medidas de detección y prevención de fraude: utiliza servicios de verificación de direcciones (AVS) cuando sea posible para verificar las identidades de los clientes. Exige a los clientes que introduzcan el código de verificación de la tarjeta (CVV) en las transacciones con tarjeta de crédito para reducir el riesgo de uso fraudulento. Revisa periódicamente las transacciones en busca de actividades sospechosas y configura alertas para patrones inusuales.

• Proporciona información y soporte de pago claros: muestra los precios, los impuestos y las comisiones de forma clara para que los clientes sepan exactamente qué están pagando y por qué. Responde con rapidez a las consultas y los problemas de pago de los clientes. Los clientes deben poder localizar fácilmente tu información de contacto.

• Utiliza herramientas de análisis y de elaboración de informes: usa las herramientas de análisis para supervisar las tendencias de ventas, los picos de transacciones y el comportamiento de compra de los clientes. Concilia tus transacciones periódicamente y usa las herramientas de elaboración de informes para hacer un seguimiento de tu salud financiera y a efectos de impuestos.

• Revisa y actualiza continuamente los procesos de pago: mantente al día de las últimas tendencias en procesamiento de pagos, lo que incluye los nuevos métodos de pago y tecnologías como las criptomonedas. Imparte formación a tu personal sobre tu sistema de procesamiento de pagos y sus actualizaciones.

• Planifica la continuidad de la empresa: implementa opciones de procesamiento de pagos de reserva por si tu sistema principal se bloquea. Realiza copias de seguridad de los datos de las transacciones periódicamente para evitar pérdidas en caso de fallos del sistema. Evalúa con regularidad la eficacia de tu sistema de procesamiento de pagos y haz los ajustes necesarios.

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