Una mala gestión de facturas puede perjudicar las relaciones empresa, dar lugar a sanciones y disputas, provocar errores en los pagos y afectar negativamente al flujo de caja. Por lo tanto, es importante dominar el procesamiento de facturas para garantizar la solidez financiera de tu empresa. En este artículo se aborda cómo gestionar las facturas de los proveedores de forma precisa, eficiente y conforme a la normativa, desde el recibo hasta el archivo.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la gestión de facturas de proveedores en Francia?
  
• ¿Cuáles son los pasos clave en la gestión de facturas de proveedores?
  
• Optimizar la gestión de facturas de proveedores
  

¿Qué es la gestión de facturas de proveedores en Francia?

La gestión de facturas de proveedores es el proceso mediante el cual una empresa recibe, verifica, aprueba, registra, paga y almacena las facturas emitidas por un proveedor. Más que una simple formalidad administrativa, un procesamiento organizado de facturas ayuda a evitar errores e intentos de fraude, controlar los costes, supervisar las operaciones de compra, cumplir los plazos de pago y mantener buenas relaciones con los socios comerciales.

¿Cuáles son los pasos clave para procesar las facturas de los proveedores?

Desde el recibo hasta el archivo, el flujo de trabajo para procesar facturas consta de seis pasos principales:

• Recibo
  
• Verificación y conciliación
  
• Validación interna
  
• Contabilidad
  
• Pago
  
• Archivo
  

Cada factura de proveedor, ya sea una factura depósito, factura progresiva, factura saldo o nota de crédito, debe seguir el mismo ciclo estructurado.

Recibo de factura

El procesamiento de una factura comienza inmediatamente después del recibo. Actualmente, una factura se puede enviar por correo postal en formato papel, por correo electrónico con una imagen escaneada o un archivo PDF adjunto, o electrónicamente a través de una plataforma autorizada (anteriormente plataforma de desmaterialización de socios) o un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI). También es posible recibir una factura a través del portal de un proveedor.

Sin embargo, a partir del 1 de septiembre de 2026, todas las empresas sujetas al impuesto sobre el valor añadido (IVA) que realicen transacciones con otras empresas deberán poder recibir facturas en formato electrónico a través de una plataforma aprobada. El requisito de emitir facturas electrónicas para las transacciones comerciales entre empresas se implementará por etapas: a partir del 1 de septiembre de 2026, para las grandes empresas, seguido del 1 de septiembre de 2027, para las pequeñas y medianas empresas (pymes) y las microempresas.

Verificación y conciliación de facturas

Todas las facturas recibidas deben examinarse cuidadosamente para garantizar que cumplen con la ley, que los importes enumerados son correctos y que corresponden a los bienes o servicios prestados. Debes verificar que las facturas contengan toda la información obligatoria, como el número de factura, la fecha de emisión, los datos de contacto del proveedor, la descripción de los servicios o bienes, las condiciones de venta, el tipo de IVA, el importe del IVA y los totales sin impuestos e impuestos incluidos.

A continuación, puedes proceder a cotejar la factura con el pedido de compra o el albarán correspondiente. Esta comparación garantiza que las condiciones negociadas con el proveedor se han cumplido debidamente. Verifica los importes totales, los precios unitarios, las cantidades, las descripciones de los productos o servicios y la aplicación de los posibles descuentos. ¿La factura cumple con el acuerdo alcanzado? ¿Se han entregado todos los productos y servicios previstos? El proceso de verificación te permite identificar cualquier discrepancia y prevenir intentos de sobrefacturación o fraude.

Es importante que cualquier discrepancia identificada se resuelva antes de que la factura se integre en el sistema de la empresa. Si existen diferencias con lo acordado, la empresa puede pedir que el proveedor proporcione una nota de crédito total o parcial para corregir la factura.

Validación interna

Antes de liberar el pago, la factura debe ser validada por el gerente de compras, el departamento de cuentas por pagar, el director financiero u otro particular autorizado (en las pequeñas empresas, el propietario suele gestionar las aprobaciones de facturas). La función de esta persona autorizada es confirmar que se han realizado las comprobaciones necesarias y autorizar el pago.

Contabilidad:

Una vez validada, la empresa puede introducir la factura en sus libros contables, de forma manual o mediante software. Para registrar una factura de proveedor en el libro mayor son obligatorios tres asientos contables:

• Un adeudo en la cuenta de gastos por el importe, sin impuestos
  
• Un adeudo en la cuenta de IVA por el importe del IVA
  
• Un crédito en la cuenta del proveedor por el importe total, impuestos incluidos
  

En caso de pérdida de una factura del proveedor, la empresa debe solicitar lo antes posible una factura duplicada.

Calendario de pagos según el plazo contractual

Después de completar estos pasos, se puede pagar la factura. Dependiendo de las condiciones del acuerdo, el pago se puede realizar mediante transferencia bancaria, adeudo directo, cheque o un instrumento negociable como una factura de cambio o un pagaré. Es importante programar pagos en función de sus fechas de vencimiento para evitar retrasos.

El plazo de pago entre empresas suele ser de 30 días a partir de la fecha de emisión de la factura, a menos que se especifique lo contrario en las condiciones generales de venta. Sin embargo, en determinadas situaciones el plazo de pago es de 45 a 60 días (así debe indicarse expresamente en el contrato). Si no se cumplen los plazos de pago, se pueden aplicar sanciones desde el primer día de retraso.

Archivo:

Al gestionar las facturas de proveedores, el archivo de documentos en un entorno seguro es el paso final del proceso. Su conservación garantiza el cumplimiento de los requisitos fiscales, proporciona una pista de auditoría fiable y facilita cualquier inspección fiscal. Las empresas están obligadas a conservar las facturas durante 10 años.

Cada empresa es libre de elegir el método de archivo que más le convenga. Sin embargo, recomendamos confiar en un software de alto rendimiento que permita un almacenamiento seguro a largo plazo y una fácil recuperación en caso de una auditoría.

Optimización de la gestión de facturas de proveedores

El procesamiento de facturas de proveedores puede ser complejo y llevar mucho tiempo. Estos son algunos consejos para aumentar la eficiencia:

• Acuerda las condiciones de pago con los socios de tu empresa por adelantado y por escrito. Evalúa tu capacidad financiera para determinar las fechas de vencimiento que más te convengan.
  
• Supervisa cuidadosamente las fechas de vencimiento de los pagos y liquida las facturas de los proveedores a tiempo, para reducir el riesgo de penalizaciones por retraso.
  
• Centraliza todos los documentos para poder acceder a presupuestos, pedidos de compra, contratos y facturas desde una única plataforma. Esto agilizará la conciliación.
  
• Digitaliza tus facturas antes de que la facturación electrónica sea obligatoria. La digitalización de las facturas de proveedores optimizará el procesamiento; ahorrará dinero; reducirá el riesgo de errores, duplicados o documentos perdidos; y mejorará la trazabilidad de las transacción.
  
• Utiliza herramientas de automatización. El software de planificación de recursos empresariales (ERP) centraliza los datos de todos los departamentos de una empresa, lo que te permite gestionar las funciones de compra y finanzas, entre otras, utilizando una única plataforma. El software de gestión de documentos (DMS) puede recibir documentos de varios canales, categorizarlos, extraer sus datos y supervisarlos a lo largo de su ciclo de vida. Un sistema de facturación sólido como Stripe Invoicing puede detectar facturas que no cumplen con los requisitos jurídicos y ayudar a garantizar el cumplimiento de la normativa. Stripe Invoicing se integra a la perfección con el software de contabilidad y ERP para que las empresas puedan sincronizar sus herramientas de gestión y limitar la introducción manual de datos.