Ondernemingen kunnen betalingen via de telefoon voornamelijk accepteren door gebruik te maken van een virtuele betaalterminal, een veilige, webgebaseerde interface die wordt aangeboden door een betalingsverwerker. Medewerkers voeren de kaartgegevens van de klant handmatig in het systeem in tijdens het telefoongesprek. Door betalingen via de telefoon te accepteren, kan een onderneming nieuwe markten aanboren, omzet binnenhalen die ze anders misschien zouden mislopen, en een klantvriendelijkere ervaring creëren. Maar het accepteren van telefonische betalingen brengt uitdagingen met zich mee, van overwegingen op het gebied van gegevensbeveiliging tot hogere verwerkingskosten.

Hieronder bespreken we hoe ondernemingen effectief en veilig betalingen via de telefoon kunnen accepteren.

Wat staat er in dit artikel:

• Is het mogelijk om creditcardbetalingen via de telefoon te accepteren?
  
• Hoe je betalingen van klanten via de telefoon kunt accepteren
  
• Welke soorten ondernemingen moeten betalingen via de telefoon accepteren?
  
• Hoeveel kost het om betalingen via de telefoon te accepteren?
  
• Voordelen en risico's van het accepteren van betalingen via de telefoon
  
• Risico's en overwegingen bij het accepteren van betalingen via de telefoon
  
• Hoe Stripe Payments je kan helpen
  

Is het mogelijk om creditcardbetalingen via de telefoon te accepteren?

Ja, dit proces wordt vaak aangeduid als “MOTO”-betalingen (Mail Order/Telephone Order). Het is een soort card-not-present (CNP)-transactie, wat betekent dat de onderneming de creditcardgegevens van de klant handmatig in het betalingssysteem invoert, in plaats van dat de klant zijn kaart persoonlijk moet laten zien.

Betalingen van klanten via de telefoon accepteren

Het accepteren van betalingen via de telefoon kan op verschillende manieren, afhankelijk van de gebruikte betaalmethode en het algemene betalingssysteem van je onderneming. We lopen het algemene proces door voor het accepteren van betalingen via de telefoon met een dienst als Stripe. Houd er rekening mee dat sommige details kunnen verschillen, afhankelijk van de specifieke betalingsverwerker.

1. Maak je account aan
   Eerst moet je een verkopersaccount aanmaken bij een betalingsverwerker. Tijdens dit aanmeldingsproces vul je de benodigde gegevens van je onderneming en bank in.

2. Gebruik een virtuele betaalterminal
   De meeste betaaldienstverleners bieden een zogenaamde “virtuele betaalterminal” aan, een online versie van een fysieke creditcardterminal of een point-of-sale (POS)-systeem. Met Stripe kun je een ingebouwde virtuele betaalterminal direct in het Dashboard gebruiken.

3. Noteer de betalingsgegevens via de telefoon
   Als een klant een betaling wil doen, moet je om zijn of haar creditcardgegevens vragen. Dit omvat het kaartnummer, de vervaldatum en de CVV-code. Afhankelijk van het beveiligingsniveau dat je verwerker vereist, heb je mogelijk ook de postcode of andere identificatiegegevens nodig. Zorg ervoor dat je de betalingsgegevens op een veilige manier noteert en houd je aan de best practices voor gegevensbescherming.

4. Voer de betalingsgegevens in
   Voer in je virtuele betaalterminal handmatig de creditcardgegevens van de klant en het te verrekenen bedrag in. Bij Stripe doe je dit in het gedeelte ‘Betalingen’ van het dashboard, door op ‘+Aanmaken’ en vervolgens op ‘Betaling’ te klikken.

5. Verwerk de betaling
   Zodra je de benodigde gegevens hebt ingevoerd, kun je de betaling ter verwerking indienen. De betalingsverwerker regelt de transactie met de bank van de kaarthouder en laat je weten wanneer de transactie is goedgekeurd of geweigerd.

6. Geef een ontvangstbewijs
   Na de transactie moet je de klant een ontvangstbewijs geven. Veel betalingsverwerkers kunnen automatisch een digitaal ontvangstbewijs via e-mail versturen. In Stripe kun je dit doen door ‘Een ontvangstbewijs per e-mail versturen’ aan te vinken wanneer je een betaling aanmaakt.

7. Houd een goede administratie bij
   Het bijhouden van transacties is van essentieel belang voor de boekhouding en mogelijke geschillenbeslechting. Je betalingsverwerker moet gedetailleerde gegevens over elke transactie verstrekken, die toegankelijk zijn via het dashboard van je verkopersrekening.

8. Voldoe aan de gegevensregelgeving
   Aangezien je met gevoelige persoonlijke gegevens te maken hebt, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle gesprekken en gegevensverwerking voldoen aan de PCI-DSS-regelgeving. Gebruik encryptie, schrijf geen creditcardgegevens op, beperk de toegang voor medewerkers en sla nooit kaartgegevens op zonder de juiste beveiligingsmaatregelen.

Welke soorten bedrijven moeten betalingen via de telefoon accepteren?

Verschillende soorten bedrijven kunnen profiteren van het accepteren van betalingen via de telefoon vanwege hun specifieke operationele modellen of klantenservicestrategieën:

• Dienstverleners
  Bedrijven die diensten aanbieden zoals huisreparaties, advies of catering, kunnen betalingen via de telefoon handig vinden om boekingen te krijgen of aanbetalingen te ontvangen.

• Bedrijven die op afstand verkopen
  Bedrijven die producten via de telefoon verkopen, zoals telemarketeers of catalogusondernemingen, kunnen telefonische betalingen gebruiken om betalingen tijdens een gesprek te verwerken.

• Restaurants en afhaalrestaurants
  Horecabedrijven waar klanten eten kunnen bestellen of afhalen, accepteren vaak kaartbetalingen via de telefoon.

• Reisbureaus en hotels
  Deze bedrijven kunnen betalingen via de telefoon accepteren voor boekingen, vooral als het gaat om reizen of groepsboekingen op maat.

• Medische praktijken en apotheken
  Gezondheidsdiensten kunnen betalingen via de telefoon aannemen voor telezorgafspraken of medicatievoorschriften.

• Zakelijke dienstverlening
  Advocaten, accountants of freelancers kunnen betalingen via de telefoon accepteren voor hun diensten, met name voor voorschotten of facturen.

Hoeveel kost het om betalingen via de telefoon te accepteren?

De kosten voor het accepteren van betalingen via de telefoon zijn afhankelijk van je betalingsverwerker en de voorwaarden van je verkopersovereenkomst.

Over het algemeen zijn de kosten voor dergelijke betalingen hoger dan voor fysieke transacties waarbij de kaart aanwezig is, omdat dit soort betalingen als CNP-transacties worden beschouwd. Dit komt door het verhoogde risico op fraude en chargebacks dat gepaard gaat met transacties waarbij de kaart niet fysiek aanwezig is.

De kosten van deze CNP-transacties vallen over het algemeen onder twee tariefmodellen: een vast tarief en interchange-plus. Vaste tarieven, die vaak een percentage van de transactiewaarde en een kleine vergoeding bevatten, zijn eenvoudiger te begrijpen, maar worden vaak opgekrikt om de interbancaire kosten te dekken. Interchange-plus-transacties kunnen complexer zijn, maar bieden op de lange termijn meer transparantie en lagere kosten voor ondernemingen met grote volumes.

Deze tarieven kunnen veranderen en kunnen verschillen op basis van je specifieke overeenkomst met de verwerker. Er kunnen extra kosten zijn voor chargebacks, terugbetalingen, internationale transacties of het gebruik van een virtuele betaalterminal.

Voordelen en risico's van het accepteren van betalingen via de telefoon

Het accepteren van betalingen via de telefoon biedt ondernemingen een handige en flexibele manier om betalingen van klanten te verwerken. Voor veel ondernemingen kan het ook nieuwe verkoopkansen bieden. Zoals alle betaalmethoden heeft het zijn eigen voor- en nadelen.

Voordelen van het accepteren van betalingen via de telefoon

• Gemak en toegankelijkheid
  Zolang klanten bereik met hun telefoon hebben, kunnen ze via de telefoon betalen. Dit is vooral handig als klanten niet naar je fysieke locatie kunnen komen of niet door je online betalingssysteem kunnen navigeren.

• Verbeterde cashflow en geoptimaliseerd omzetpotentieel
  Door betalingen via de telefoon toe te staan, kunnen bedrijven omzet genereren die anders misschien verloren zou gaan. Bedrijven kunnen snel boekingen, bestellingen of diensten veiligstellen, waardoor het risico op onbetaalde facturen afneemt.

• Persoonlijke klantenservice
  Met transacties via de telefoon kunnen bedrijven rechtstreeks met klanten in contact komen, eventuele vragen beantwoorden en producten of diensten upsellen of cross-sellen.

• Groter klantenbestand
  Door betalingen via de telefoon te accepteren, kunnen bedrijven een groter klantenbestand bereiken, waaronder mensen die de voorkeur geven aan telefonische transacties of die zich waarschijnlijk niet bezighouden met online betalingen.

Risico's en aandachtspunten bij het accepteren van betalingen via de telefoon

• Hogere verwerkingskosten
  Betalingen via de telefoon brengen meestal hogere verwerkingskosten met zich mee, omdat ze worden beschouwd als CNP-transacties en een groter risico op fraude en chargebacks met zich meebrengen.

• Verhoogd risico op fraude
  Omdat bij betalingen via de telefoon geen fysieke kaart betrokken is die ondernemingen kunnen controleren, zijn deze transacties gevoeliger voor fraude. Ondernemingen moeten de nodige voorzorgsmaatregelen nemen om de identiteit van de beller en de authenticiteit van de verstrekte kaartgegevens te verifiëren en veilige betalingssystemen te gebruiken.

• Gegevensbeveiliging
  Het verwerken van gevoelige kaartgegevens via de telefoon vereist naleving van de PCI-DSS-regels (Payment Card Industry Data Security Standard) om klantgegevens te beschermen. Deze normen zijn moeilijker te waarborgen bij betalingen via de telefoon. Het niet naleven van deze normen kan leiden tot boetes.

• Fouten bij handmatige invoer
  Het handmatig invoeren van kaartgegevens vergroot de kans op menselijke fouten, wat kan leiden tot transactieproblemen en ontevredenheid bij klanten. Wanneer je via de telefoon een geweigerde creditcard afhandelt, kun je het beste de toon verleggen van financieel naar technisch, bijvoorbeeld door de weigering uit te leggen als een systeemprobleem of een beveiligingswaarschuwing.

Hoewel het accepteren van betalingen via de telefoon belangrijke voordelen kan bieden voor ondernemingen, is het cruciaal om strenge beveiligingsprotocollen te implementeren en personeel goed te trainen om de bijbehorende risico's te beheersen.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een uniforme, wereldwijde betaaloplossing waarmee elke onderneming, van groeiende start-ups tot internationale ondernemingen, online, fysieke en overal ter wereld betalingen kan ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen met:

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden technische uren met vooraf gebouwde betaalinterfaces, toegang tot 125+ betaalmethoden en Link, een wallet gebouwd door Stripe.
  
• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta's.
  
• Fysieke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.
  
• Het verbeteren van de betaalprestaties: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.
  
• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met jou mee te groeien, met een historische uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.
  

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan stimuleren, of ga er vandaag nog mee aan de slag.