新西兰的电子开单直接在财务系统之间传输结构化的账单数据。这与作为 PDF 发送账单不同，这对小型企业来说很重要。传统账单需要手动处理，而电子账单到达时即可处理。如果您已经使用会计软件，电子开单设置很简单，从而减少错误、减少对账工作并更好地准备审计。

在下面，我们将概述小型企业的电子开单如何工作，如何开始使用它们，以及开单工具如何适合现代化的开单堆栈。

关键要点

• 新西兰的电子开单在 Peppol 网络上运行，该网络直接在会计系统之间传输结构化账单数据，无需手动输入数据。

• 强制规定的新西兰政府机构必须在五个工作日内支付大部分国内贸易电子账单。

• 电子开单和专用开单工具有不同的用途，并且可以根据您向谁开单而协同工作。

什么是电子发票？

电子账单是直接从一个企业的财务系统传输到另一个企业的结构化数据文件。虽然数字账单发送的是计算机生成的文档（例如 PDF），需要接收端的人员打开、阅读并手动输入数据，但电子账单从创建那一刻起就是机器可读的。

小型企业的电子开单如何工作？

在新西兰，电子开单在 Peppol 网络上运行，该网络的运作方式类似于账单数据的国际邮政系统。

要发送或接收 Peppol 电子账单，您的企业需要：

• 支持 Peppol 的接入点： 许多会计平台具有内置的 Peppol 连接功能，或与认证的接入点提供商集成。新西兰政府维护着一份完整认证名单接入点。

• 新西兰商业号码 (NZBN)： 这是 Peppol 网络用于路由电子账单的唯一标识符，类似于电子邮件地址路由电子邮件的方式。要发送给买家，您需要他们的 NZBN 并确认他们已注册接收电子账单。

• 兼容的开单或会计系统： 账单数据需要以网络理解的格式生成。许多会计平台原生支持 Peppol，其他平台则通过经过认证的接入点提供商进行集成。

新西兰小型企业使用电子开单有什么好处？

电子开单的最大优势是支付速度。自 2026 年 1 月 1 日起，强制规定的新西兰政府机构必须在五个工作日内支付95% 的国内贸易电子账单。

除了政府支付之外，这些好处还会在您的整个开单操作中复合：

• 减少错误： 手动输入数据是账单容易出错的地方（例如，数字颠倒、错误的 GST 金额、缺少字段）。当数据在系统之间移动时，这些错误在很大程度上会消失，这意味着有争议的账单更少，审批速度更快。

• 更快的对账： 因为数据到达时是结构化的，所以客户的应付账款软件可以自动将其与采购订单匹配。这消除了他们审批流程中的人为障碍，而这往往是延迟支付的原因。

• 降低处理成本： 基于纸质的账单处理成本每张账单约为 26 新西兰元 (NZD)，而 PDF 账单每张成本为 23 新西兰元。电子开单将价格降低到不到 10 澳大利亚元 (AUD)。对于每年数百张的账单来说，节省的成本非常可观。

• 更好的审计准备： 结构化的账单数据更容易搜索、分类和报告。到 GST 申报时，文档已经在您的系统中分类并添加了时间戳。

• 更牢固的贸易关系： 容易合作的供应商往往能看到更快的支付和更好的业务关系。发送干净、可自动化的账单表明您很有条理。

电子开单与传统开单相比如何？

传统开单包括从手写纸质账单到通过电子邮件发送的精美 PDF 模板的所有内容。电子开单有一个根本区别：它消除了客户输入数据的负担。

电子开单并不能取代对良好开单实践的需求。您仍然需要准确的订单项、正确的 GST 处理和清晰的支付条款。

新西兰的电子账单适用哪些监管合规要求？

目前，新西兰企业可自愿使用电子账单。从 2027 年 1 月 1 日起，政府采购规则将要求政府机构确保其大型供应商（例如，年总收入超过 3300 万新西兰元的实体）发送电子账单。

标准的商品及服务税账单开具要求（具体取决于账单的金额）适用于所有人，无论他们是否使用电子账单。

金额超过 200 新西兰元的有效税务账单必须包含：

• 供应商详细信息： 您的姓名和商品及服务税注册号

• 开具日期： 发送账单的日期

• 商品或服务描述： 足够具体，以便收件人与他们订购的内容进行核对

• 正确的商品及服务税金额： 分别列出不含商品及服务税的金额、商品及服务税金额以及含商品及服务税的总额

如果按标准税率对列出的所有商品和服务收取商品及服务税，您只需列出含商品及服务税的金额并注明包含商品及服务税，而无需分别列出不含商品及服务税的金额和商品及服务税金额。

Peppol 电子账单必须以结构化形式包含相同的这些信息。PINT BIS Billing A-NZ 规范（新西兰和澳大利亚共同使用的 Peppol 账单格式）将这些字段映射到账单模式中，因此如果您的软件配置正确，则很大程度上已经为您处理了监管合规问题。

所有账单都有 7 年的记录保存要求。只要您的备份策略完善，您的会计平台中已存储的电子账单即可满足这一要求。有关商品及服务税账单开具的详细指南，请参阅 IRD 网站。

小型企业如何现代化其开单流程？

现代化开单的正确起点取决于您当前使用的流程。

以下是处于不同阶段的企业的下一步计划：

• 如果您仍然使用纸张或电子表格： 从部署处理开单的会计软件开始。仅此一项就建立了带有自动提醒和基本报告功能的干净的数字开单。

• 如果您已经在使用会计软件： 设置通常只需要在软件设置中点击几下。注册以接收电子账单，并准备好您的 NZBN 作为网络上的标识符。

• 如果您直接向客户开单： 专用的开单工具可以增加一层通用会计软件有时缺乏的控制和自动化。

Stripe Invoicing 非常适合最后一种场景。它允许您创建和发送账单、自动发送付款提醒，并通过托管的支付页面回收欠款，该页面支持银行卡、直接借记和其他支付方式。当客户付款时，账单关闭并自动记录支付，无需单独的对账步骤。当企业将订阅开单与单个账单混合时，账单和支付之间的这种紧密循环消除了大量的手动工作。

Stripe Invoicing 作为一个开单和欠款回收层运行；它不是 Peppol 接入点。需要在 Stripe 之外进行 Peppol 传输的企业通常将其与经过认证的新西兰接入点提供商配对使用。

电子开单是您小型企业的正确选择吗？

电子开单是否适合您，取决于您向谁开单。

如果您经常向政府机构或大公司开单，那么理由很充分。它带有五天的付款承诺，而且从 2027 年 1 月 1 日起，《政府购买规则》将要求大型政府供应商发送电子账单。通过您的会计软件进行设置是一次性的努力，能很快见效。

如果您主要向规模较小的企业或个人客户开单，直接的 Peppol 优势就不那么明显。您的客户可能还没有能够接收结构化电子账单的系统，因此收益来自于更好的开单软件，该软件具有自动提醒、更容易的欠款回收和更少的追讨时间等功能。

如果您介于两者之间，请从您会计软件的 Peppol 设置开始并进行注册。基础设施已经到位，在您的贸易伙伴期望之前做好准备会让您处于领先而不是落后的位置。

新西兰的更广泛转变是转向电子开单。现在开始使用它们意味着当转折点到来时您已准备就绪。

Stripe Invoicing 如何提供帮助

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• 自动化应收账款：轻松创建、自定义和发送专业账单——无需代码。Stripe 会自动跟踪账单状态、发送付款提醒并处理退款，助您随时掌握现金流。

• 加速现金流：通过集成的全球支付、自动提醒和 AI 驱动的催款工具，缩短应收账款周转天数 (DSO)，并加快收款速度，帮助您收回更多收入。

• 增强客户体验：提供现代化的支付体验，支持 25 种以上语言、135 种以上货币和 100 种以上支付方式。客户可通过自助客户门户轻松访问并支付账单。

• 减少后台工作量：在几分钟内生成账单，并通过自动提醒和 Stripe 托管账单支付页面减少催款时间。

• 与现有系统集成：Stripe Invoicing 与流行的会计和企业资源规划 (ERP) 软件集成，助您保持系统同步，减少手动数据录入。

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