Umsatzsteuervoranmeldung: Das müssen Selbstständige wissen

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine regelmäßige Meldung an das Finanzamt, bei der Unternehmer:innen die Umsatzsteuerzahllast für einen bestimmten Zeitraum angeben. Sie dient dazu, die Differenz zwischen der eingenommenen Umsatzsteuer und der gezahlten Vorsteuer zeitnah zu ermitteln und abzuführen. Die Übermittlung erfolgt elektronisch. 

Grundsätzlich besteht für alle Unternehmer:innen, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, die Pflicht, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Bedingung ist, dass die Umsatzsteuerzahllast eine bestimmte Grenze überschreitet bzw. keine Befreiungstatbestände vorliegen.

Ausnahmen und Sonderregelungen gelten für:

• Kleinunternehmer:innen (§19 UStG): Die sogenannte Kleinunternehmerregelung befreit Unternehmer:innen, deren Jahresumsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet, von der Umsatzsteuerpflicht. Sie müssen daher keine Voranmeldung einreichen. 

• Unternehmer:innen mit geringer Zahllast: Beträgt die Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr nicht mehr als 2.000 Euro, kann das Finanzamt Sie von der Pflicht zur Voranmeldung befreien. Das erfolgt jedoch nur auf Antrag. Umsatzsteuerpflichtig sind sie jedoch trotzdem. 

• Neugründer:innen: In den ersten zwei Jahren nach der Gründung sind Sie grundsätzlich zur monatlichen Abgabe verpflichtet, unabhängig von der Zahllast. 

Die Fristen für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung richten sich in der Regel nach der Höhe der Umsatzsteuerzahllast (Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer) im vorangegangenen Kalenderjahr. Hier gilt seit dem 1. Januar 2025 Folgendes:

• Monatliche Abgabepflicht: Die Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr betrug mehr als 9.000 EUR.
• Vierteljährliche Abgabepflicht: Die Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr lag zwischen 2.000 und 9.000 EUR.
• Möglichkeit der Befreiung: Die Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr betrug bis zu 2.000 EUR. Hier können Sie sich von der Voranmeldung befreien lassen.

Achtung: Im Jahr der Unternehmensgründung und im Folgejahr muss die Umsatzsteuervoranmeldung grundsätzlich monatlich abgegeben werden.

Wenn Sie erstmals eine Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt übermitteln, müssen Sie wissen, dass das Finanzamt grundsätzlich die elektronische Übermittlung verlangt. Für eine authentifizierte Übermittlung benötigen Sie ein Zertifikat, das Sie über das ELSTER-Portal beantragen können. Dort erstellen Sie ein Benutzerkonto und erhalten das Zertifikat kostenlos.
 

Praxis-Tipp: Antrag auf Erlass des Verspätungszuschlags stellen Nach Beantragung kann es bis zu 2 Wochen dauern, bis das Finanzamt das Zertifikat vergibt. Wer seine erste Umsatzsteuervoranmeldung aufgrund dieser recht langen Wartezeit verspätet übermittelt und vom Finanzamt einen Verspätungszuschlag aufgebrummt bekommt, sollte einen Antrag auf Erlass dieses Strafzuschlags stellen. Meist drückt die Finanzverwaltung beide Augen zu, wenn die verspätete Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung mit dem fehlenden Zertifikat des Finanzamts zusammenhängt.

Sie sind selbstständig, wollen auch über die Umsatzsteuervoranmeldung hinaus steuerlich alles richtig machen und dabei trotzdem sparen? Entdecken Sie in diesem Artikel die wichtigsten Steuertipps für Existenzgründer:innen – von vorweggenommenen Betriebsausgaben bis hin zur Vorsteuerpauschalierung. 

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss grundsätzlich bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums ans Finanzamt übermittelt werden. Ist dieser 10. Tag ein Samstag, Sonntag oder Feiertag, muss die Übermittlung erst bis zum Ablauf des nächsten Werktags erfolgen.

Beispiel: Die Abgabetermine zur Umsatzsteuervoranmeldung 2026

Übermitteln Sie die Umsatzsteuervoranmeldung nicht pünktlich zu den in der Tabelle genannten Terminen ans Finanzamt, wird ein Verspätungszuschlag festgesetzt. 

Ist es Ihnen - z. B. aufgrund der besonderen beruflichen Belastung am Monatsanfang - nicht möglich, die Umsatzsteuervoranmeldungen bis zu den gesetzlich vorgeschriebenen Terminen einzureichen, gibt es eine einfache Lösung. Das Zauberwort lautet: Dauerfristverlängerung. Wenn Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen, und das Finanzamt diesen Antrag nicht explizit ablehnt, müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung immer erst einen Monat später als gesetzlich vorgeschrieben ans Finanzamt übermitteln.

Praxis-Beispiel: Aufschub durch Dauerfristverlängerung Sie sind zur monatlichen Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet. Beantragen Sie eine Dauerfristverlängerung, müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung für Januar beispielsweise erst bis zum Ablauf des 10. März ans Finanzamt übermitteln.

Sind Sie zur monatlichen Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet, kommen Sie nur in den Genuss der Dauerfristverlängerung, wenn Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Antragstellung bis zum 10. Februar: Waren Sie bereits im vorangegangenen Jahr unternehmerisch tätig, muss der Antrag auf Dauerfristverlängerung bis spätestens 10. Februar elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden.
• Sondervorauszahlung: Zusätzlich müssen Sie bis zum 10. Februar eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Umsatzsteuerzahllast (= ans Finanzamt geschuldete Umsatzsteuer abzgl. Vorsteuer) des vergangenen Jahres ans Finanzamt bezahlen.

Hinweis: Die Sondervorauszahlung ist nicht verloren. Sie wird von der Umsatzsteuerzahllast der letzten Umsatzsteuervoranmeldung des Jahres abgezogen.

Nehmen Sie Ihre unternehmerische Tätigkeit erst im Laufe des Jahres auf, muss der Antrag auf Fristverlängerung sowie die Sondervorauszahlung bis spätestens zum 10. Tag des Monats erfolgen, in dem Sie erstmals eine Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt übermitteln müssen. Da Sie keine Umsatzsteuerzahllast aus dem Vorjahr für die Sondervorauszahlung haben, müssen Sie ein Elftel der voraussichtlichen Umsatzsteuerzahllast des laufenden Jahres ans Finanzamt als Sondervorauszahlungen leisten.

Praxis-Beispiel: Berechnung der Sonderzahlung bei unterjährigem Unternehmensstart Sie beginnen Ihre unternehmerische Tätigkeit am 1. Juli und beantragen eine Dauerfristverlängerung. Die voraussichtliche Umsatzsteuerzahllast für die Monate Juli bis Dezember (= voraussichtlich entstehende Umsatzsteuer abzgl. voraussichtlich zu erstattende Vorsteuer) beträgt 14.000 EUR. Folge: In diesem Fall erwartet das Finanzamt am 10.8. neben dem Dauerfristverlängerungsantrag eine Sonderzahlung in Höhe von 1.273 EUR (14.000 EUR : 11).

Sind Sie zur vierteljährlichen Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet und waren Sie bereits im Vorjahr unternehmerisch tätig, müssen Sie nur daran denken, Ihren Antrag auf Dauerfristverlängerung bis zum 10. April, bzw. bis zum Ablauf des nächsten Werktags, elektronisch ans Finanzamt zu übermitteln.

Eine Sondervorauszahlung müssen Sie bei Quartalsabgabe der Umsatzsteuervoranmeldung nicht ans Finanzamt überweisen. Bei Aufnahme der unternehmerischen Betätigung während des Jahres, muss der Antrag auf Dauerfristverlängerung bis zum 10. Tag desjenigen Monats gestellt werden, an dem das Finanzamt erstmals eine Umsatzsteuervoranmeldung erwarten würde.

Um bei der Übermittlung Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden und um Prozesse zu beschleunigen, sollten Sie folgende Punkte beachten: 

1. Umsätze korrekt eintragen: Die umsatzsteuerpflichtigen Umsätze sind in die Umsatzsteuervoranmeldung (gilt auch für die Umsatzsteuerjahreserklärung) stets mit ihrem Nettobetrag einzutragen. Die Umsatzsteuer wird automatisch ermittelt.
2. Hohe Vorsteuererstattung proaktiv vorbereiten: Bei hohen Vorsteuererstattungen wegen betrieblicher Investitionen kann das Finanzamt die Vorlage der größten Eingangsrechnungen verlangen. Legen Sie diese daher sauber ab, sodass Sie die Rechnungen auf Nachfrage in Kopie beim Finanzamt einreichen können. 
3. Fristen einhalten: Übermitteln Sie die Umsatzsteuervoranmeldung stets fristgerecht bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums. Beantragen Sie bei Bedarf rechtzeitig eine Dauerfristverlängerung, um mehr Spielraum zu gewinnen.
4. Technische Probleme dokumentieren: Wenn die verspätete Übermittlung aufgrund von technischen Problemen geschieht, dokumentieren Sie diese Probleme und stellen Sie einen Antrag auf Erlass des Verspätungszuschlags.
5. Korrektur rechtzeitig melden: Entdecken Sie nachträglich Fehler in einer bereits übermittelten Umsatzsteuervoranmeldung, können Sie diese durch eine berichtigte Voranmeldung korrigieren. Reagieren Sie schnell, um Nachfragen und Bußgelder zu vermeiden.