L'emissione di carte di credito aziendali può aiutare le attività a prendere il controllo delle proprie spese e a responsabilizzare i propri team. È un passo che consente una gestione personalizzata delle spese, una comprensione più profonda delle abitudini finanziarie di un'attività, un facile accesso e spesso una migliore flessibilità di restituzione rispetto a linee di credito o prestiti. Tra il 2024 e il 2025, il mercato delle carte di credito aziendali è cresciuto da 23,78 a 25,51 miliardi di dollari. Si prevede che raggiungerà i 43,08 miliardi di dollari entro il 2032.

La configurazione di queste carte di credito richiede di determinare l'idoneità, scegliere un programma di carte e presentare una richiesta. Quando selezioni un programma di carte di credito per la tua attività, dovrai considerare quali funzionalità, vantaggi e termini di credito si adattano meglio ai tuoi obiettivi finanziari, riflettono il tuo brand e i tuoi principi e risultano interessanti per i tuoi dipendenti. Se stai valutando la possibilità di configurare carte di credito per la tua attività, ecco cosa devi sapere.

Contenuto dell'articolo

• Cosa sono le carte di credito aziendali?
  
• Richiedere una carta di credito aziendale
  
• Chi è idoneo per un programma di carte di credito aziendali?
  
• Tipi di carte di credito aziendali
  
• Scegliere la carta di credito aziendale giusta
  
• Termini e funzionalità da considerare quando si sceglie una carta di credito aziendale
  
• Gestire la propria carta di credito aziendale
  
• Superare le difficoltà nell'ottenere una carta di credito aziendale
  
• In che modo Stripe Issuing può esserti d'aiuto
  

Cosa sono le carte di credito aziendali?

Le carte di credito aziendali sono carte di pagamento specializzate rilasciate ai dipendenti per gestire le spese aziendali, come viaggi, pasti, forniture per ufficio e intrattenimento dei clienti. A differenza delle carte di credito personali, queste carte sono collegate a un conto aziendale e in genere vengono saldate per intero entro 30 giorni.

Molte organizzazioni più grandi gestiscono queste carte tramite un programma di carte di credito aziendali, un sistema centralizzato che consente ai team finanziari di emettere carte in tutta la forza lavoro mantenendo il controllo tramite limiti di spesa dei dipendenti, controlli per categoria di esercente e monitoraggio delle spese in tempo reale. Questi programmi spesso offrono vantaggi aggiuntivi come vantaggi di viaggio, protezioni degli acquisti e integrazioni con software per la gestione delle spese. Questo rende più semplice far rispettare le politiche aziendali e semplificare i rimborsi. Le carte di credito aziendali sono le singole carte rilasciate ai dipendenti all'interno di questo quadro più ampio.

Per essere idonee, le aziende devono generalmente soddisfare i requisiti di idoneità tra cui la registrazione legale, una solida cronologia creditizia, una stabilità finanziaria documentata, un codice fiscale e un conto bancario aziendale dedicato. Le aziende in genere necessitano di un punteggio di credito aziendale elevato, ricavi annuali elevati e 10 o più dipendenti, e alcune società emittenti stabiliscono anche una soglia minima di spesa annuale.

Le carte aziendali sono state storicamente emesse solo ad aziende con ricavi annuali di almeno 4 milioni di $, mentre le piccole imprese potevano richiedere invece carte di credito per piccole imprese. Alcune società emittenti ora offrono alle piccole imprese carte di debito aziendali, che funzionano in modo simile alle carte di credito ma richiedono alle aziende di pagare per intero i loro saldi ogni ciclo di fatturazione. Le commissioni annuali sulle carte di credito aziendali possono arrivare fino a 895 $, mentre i tassi annui effettivi globali dopo l'eventuale periodo introduttivo in genere variano dal 14% al 25% a seconda dell'affidabilità creditizia. Molte carte offrono anche periodi promozionali con tasso annuo effettivo globale allo 0%, anche se questi in genere scadono dopo 12 mesi o più, momento in cui si applicano le tariffe standard a qualsiasi saldo rimanente. La responsabilità per il pagamento spetta in genere all'azienda, anche se questo può variare in base agli accordi individuali.

Richiedere una carta di credito aziendale

Le richieste di carte di credito aziendali richiedono preparazione, attenzione ai dettagli e la comprensione della posizione finanziaria della tua attività. Ecco una guida passo passo.

• Selezionare un rappresentante autorizzato: seleziona un rappresentante aziendale che supervisioni la procedura di richiesta di registrazione. Questo rappresentante deve avere l'autorità di stipulare accordi finanziari vincolanti per conto dell'attività. Esempi comuni includono un responsabile finanziario o un manager autorizzato.

• Determinare le esigenze: definisci esattamente perché l'attività ha bisogno di carte di credito, a quali dipendenti verranno emesse e come i dipendenti saranno autorizzati a usarle. Questo fornirà indicazioni sulle funzionalità che cerchi.

• Cercare opzioni: confronta le società emittenti di carte e il valore di diverse carte. Seleziona la corrispondenza migliore per le tue esigenze aziendali.

• Controllare la cronologia creditizia: verifica che la cronologia creditizia dell'attività sia aggiornata e risolvi gli eventuali errori prima di procedere. Puoi richiedere il tuo report sul credito aziendale alle principali agenzie e rivederlo con attenzione per eventuali inesattezze, come ad esempio record di pagamento errati o conti che non appartengono all'attività, prima di presentare una richiesta di registrazione per la carta.

• Raccogliere la documentazione: raccogli tutta la documentazione necessaria, inclusi a titolo esemplificativo, il tuo codice fiscale (TIN), rendiconti finanziari e licenza commerciale. Carte diverse presentano requisiti diversi, quindi verifica ciò di cui hai bisogno prima di iniziare la procedura di richiesta di registrazione.

• Inviare la richiesta di registrazione: compila il modulo di richiesta di registrazione, che potrebbe richiedere informazioni personali del titolare dell'attività o del responsabile finanziario che richiede la carta, oltre a informazioni sull'attività. Invialo alla società emittente. La procedura di approvazione può richiedere da poche ore a diverse settimane, poiché la società emittente esamina il materiale inviato e la cronologia creditizia.

• Rivedere l'accordo del titolare della carta: dopo l'approvazione, ti verrà assegnato un limite di credito e ti verrà inviato un accordo del titolare della carta. Esamina attentamente i termini di questo accordo, inclusa la gestione di contestazioni e addebiti non autorizzati.

• Configurare un sistema di gestione del conto: configura un sistema che definisca il modo in cui monitorerai le spese, raccoglierai i report e restituirai il saldo.

• Distribuire le carte: distribuisci le carte ai dipendenti scelti e ricorda a ciascun titolare della carta i limiti di spesa e le politiche d'uso. Destinatari comuni delle carte includono addetti alle vendite, dirigenti e dipendenti con viaggi frequenti o compiti d'acquisto.

Chi è idoneo a un programma di carte di credito aziendali?

Qualsiasi attività che desideri lanciare un programma di carte di credito aziendali deve soddisfare diversi requisiti.

• Registrazione dell'attività: l'attività deve essere legalmente registrata e operativa. L'azienda deve fornire documentazione legale che ne dimostri lo stato operativo, ad esempio l'atto costitutivo, le licenze commerciali o un certificato di vigenza.

• Affidabilità creditizia: le attività devono avere una buona storia creditizia e spesso è richiesto un punteggio di credito elevato. Tale punteggio è influenzato dalla restituzione dei prestiti, dalle linee di credito e dalla salute finanziaria complessiva. Ad esempio, negli Stati Uniti, le carte per le piccole imprese richiedono spesso un punteggio FICO personale di 670-720+, ma alcune carte aziendali non richiedono alcun controllo del credito personale e basano invece le valutazioni sui contanti o sui ricavi dell'attività. Le carte aziendali per attività di grandi dimensioni e consolidate in genere non richiedono un controllo del credito personale, a differenza di quanto accade quasi sempre per le piccole imprese.

• Documenti finanziari: l'attività deve mostrare documentazione comprovante la stabilità finanziaria. Questa potrebbe includere bilanci, conti economici, rendiconti finanziari e dichiarazioni dei redditi.

• Codice di identificazione fiscale (TIN): l'attività deve disporre di un TIN. Negli Stati Uniti, si tratta del numero di identificazione del datore di lavoro (EIN).

• Garanzia personale: una carta aziendale in genere non richiede alcuna garanzia personale, il che significa che l'attività, non tu, è legalmente responsabile per i debiti non pagati, proteggendo i tuoi beni personali. Tuttavia, le carte per piccole imprese spesso ne richiedono una, rendendoti personalmente responsabile se l'attività non è in grado di pagare.

• Conto bancario dell'attività: alcune carte di credito aziendali richiedono che l'attività disponga di un conto bancario dedicato.

• Ricavi dell'azienda: le carte di credito aziendali richiedono spesso ricavi annuali minimi di 4 milioni di dollari. Le carte di credito per piccole imprese sono un'opzione per molte attività con ricavi inferiori.

• Politica di utilizzo: le carte aziendali richiedono che l'attività disponga di una politica che ne delinei l'utilizzo appropriato: limiti di spesa, transazioni consentite e altro ancora.

Tipi di carte di credito aziendali

Le carte di credito aziendali sono disponibili in molte forme e spesso sono personalizzate per l'attività.

• Carte con addebito posticipato: richiedono che il saldo venga pagato per intero alla fine di ogni ciclo di fatturazione. A differenza delle tradizionali carte di credito, non hanno limiti di spesa prestabiliti, il che le rende adatte ad attività con spese mensili elevate o variabili. Il compromesso è il rigido requisito di restituzione, che richiede una solida gestione del flusso di cassa.

• Carte di credito aziendali prepagate: le carte prepagate vengono caricate con un importo di fondi prestabilito prima dell'uso, il che significa che i dipendenti possono spendere solo ciò che è stato assegnato. Queste carte offrono ai team finanziari il controllo sui budget e azzerano il rischio di accumulo di debiti, rendendole una scelta popolare per la gestione delle spese dei dipendenti per singoli progetti.

• Carte di credito aziendali standard: funzionano in modo molto simile a una carta di credito personale ma vengono emesse a nome dell'attività. Offrono una linea di credito rotativa, che consente alle aziende di riportare un saldo di mese in mese. In genere sono dotate di controlli di spesa, strumenti di reportistica e la possibilità di emettere più carte ai dipendenti nell'ambito di un unico conto.

• Carte di credito aziendali per viaggi: le carte per i viaggi sono ottimizzate per le attività con dipendenti che viaggiano spesso. Queste carte spesso includono vantaggi come miglia aeree, premi in hotel, accesso alle lounge degli aeroporti, assicurazione di viaggio e l'assenza di commissioni per le transazioni estere. Per le aziende con budget di viaggio significativi, i premi e i vantaggi possono tradursi in risparmi importanti.

• Carte di credito aziendali virtuali: le carte aziendali virtuali esistono come carte solo digitali con un numero di carta univoco generato per transazioni online o da remoto. Migliorano la sicurezza limitando l'esposizione alle frodi (il numero della carta virtuale può essere limitato a un singolo fornitore o impostato per la scadenza dopo un solo uso). Sono sempre più popolari per la gestione di abbonamenti a software ricorrenti e delle spese per team remoti.

Scegliere la carta di credito aziendale giusta

Ogni attività avrà le proprie considerazioni da valutare quando sceglie e richiede una carta di credito. Selezionare la carta di credito giusta richiede di far combaciare attentamente le funzionalità e i vantaggi della carta con gli obiettivi, le esigenze e i comportamenti finanziari della tua attività. Sebbene le carte di credito aziendali siano generalmente progettate per le imprese più grandi, molti degli stessi principi si applicano alle piccole e medie imprese che valutano i programmi di carte di credito aziendali.

esaminando i fattori riportati di seguito.

• Dimensioni dell'attività: le imprese più grandi in genere si qualificano per programmi completi di carte aziendali con controlli e reportistica centralizzati, mentre le attività che generano meno di 4 milioni di dollari all'anno potrebbero essere servite meglio da carte aziendali a saldo o carte di credito per piccole imprese.

• Settore: alcune carte si rivolgono a settori specifici e offrono premi che soddisfano le abitudini di spesa tipiche di quei settori.

• Fase di crescita: le startup potrebbero avere bisogno di limiti di credito flessibili e procedure di approvazione semplici, mentre le attività consolidate potrebbero volere carte con premi premium, limiti di credito più elevati e solide integrazioni per la gestione delle spese.

• Categorie di spesa: valuta i tipi di spese per i quali la tua attività utilizzerà più frequentemente queste carte di credito.

• Frequenza di utilizzo: le attività con un basso utilizzo del credito potrebbero dare la priorità a carte con commissioni annuali basse o nulle, mentre gli utenti più frequenti possono trarre vantaggio dai premi per il raggiungimento di determinate soglie di spesa.

• Salute finanziaria: sebbene le aziende più piccole potrebbero dover fornire garanzie personali o scegliere carte con vantaggi modesti, le aziende in una solida posizione finanziaria potrebbero avere accesso a carte con condizioni migliori e più premi.

Condizioni e funzionalità da prendere in considerazione nella scelta di una carta di credito aziendale

Dopo aver valutato l'idoneità della tua attività e i fattori chiave, considera le seguenti funzionalità di vari programmi di carte di credito per scegliere la soluzione migliore.

• Vantaggi della carta: molte carte offrono un cashback dell'1-2%, punti 1x-8x su determinati acquisti o altri tipi di vantaggi. Cerca vantaggi in linea con le spese principali della tua attività. Ad esempio, se i viaggi sono una spesa frequente, cerca carte con vantaggi di viaggio o programmi a premi, come il credito sull'estratto conto per Global Entry, TSA PreCheck o Nexus, oppure l'accesso alle lounge aeroportuali per il titolare della carta principale e gli ospiti.

• TAEG: confronta i tassi annui effettivi globali (TAEG) di diverse società emittenti. Se prevedi di avere un saldo passivo, cerca carte con tassi di interesse più bassi.

• Commissioni annuali: analizza le commissioni annuali per confermare che i vantaggi superino i costi. Le carte possono addebitare commissioni annuali da 0 a 895 $, con diverse opzioni popolari tra i 100 e i 400 $.

• Limiti di credito: assicurati che i limiti di credito soddisfino le esigenze di spesa della tua attività. I limiti di credito variano a seconda della società emittente e del profilo finanziario della tua attività: le carte per piccole imprese in genere partono da circa 2.000 $ e possono raggiungere i 50.000 $, mentre i programmi di carte aziendali progettati per imprese più grandi possono variare da 100.000 $ a 10 milioni di $ o più. La maggior parte delle società emittenti determina i limiti caso per caso piuttosto che pubblicare fasce fisse.

• Opzioni di addebito e pagamento: esamina i cicli di addebito e le opzioni di pagamento per determinare cosa si adatta meglio alle pratiche di gestione della liquidità della tua attività. Se la tua attività ha bisogno di flessibilità nella gestione del flusso di cassa, potrebbe essere preferibile una carta con una linea di credito rotativo, mentre le attività con un flusso di cassa forte e prevedibile potrebbero trarre vantaggio dalla mancanza di un limite di spesa prestabilito di una carta a saldo, a condizione che il saldo possa essere pagato per intero ogni mese.

• Capacità di integrazione: le carte che si possono integrare con le piattaforme contabili e finanziarie dell'attività possono semplificare la gestione delle spese e la reportistica.

• Controlli di spesa per i dipendenti: se la carta verrà utilizzata da più dipendenti, prendine in considerazione una che consenta di impostare limiti e restrizioni di spesa individuali.

• Assistenza clienti: prendi in considerazione il livello di assistenza clienti fornito, ad esempio l'accesso a un account manager dedicato.

• Uso internazionale: per le attività con viaggi internazionali, transazioni o entrambi, cerca una carta con commissioni per transazioni estere minime o nulle, un'ampia accettazione all'estero e assistenza clienti globale.

• Funzionalità di sicurezza: esamina le funzionalità di sicurezza della carta e i sistemi di prevenzione delle frodi, come avvisi per attività insolite, invio di ricevute, limiti di spesa, avvisi sulle transazioni e autenticazione a due fattori.

• Reputazione della società emittente: fai ricerche sulla reputazione e la stabilità della società emittente. Collaborare con una società emittente affidabile può portare tranquillità e qualità del servizio a lungo termine. Cerca consigli dai colleghi e leggi le recensioni per capire le esperienze che altre attività hanno avuto con la carta.

• Offerte introduttive: dopo aver considerato i vantaggi a lungo termine della carta, dai un'occhiata alle offerte introduttive potenzialmente preziose, come periodi con TAEG allo 0% o punti bonus. Le offerte introduttive comuni potrebbero includere 500-2.000 $ in crediti sull'estratto conto, fino a 400.000 miglia o 100.000 punti.

Gestione della carta di credito aziendale

Una volta emesse le carte di credito, alla tua attività viene assegnato il compito di monitorare e registrare le spese, garantendo la compliance alle politiche di spesa e rimborsando tempestivamente il saldo dell'account. Gestire gli account aziendali in modo efficace crea un elevato livello di supervisione e controllo sull'utilizzo delle carte di credito della tua attività, prevenendone l'uso improprio e integrando le spese della carta con altri registri finanziari.

La cattiva gestione delle carte di credito aziendali può esporre la tua attività a rischi finanziari significativi, tra cui l'accumulo di debiti ad alto interesse, commissioni per ritardi di pagamento o danni al punteggio di credito aziendale. In casi più gravi, una supervisione inadeguata può lasciare la tua attività vulnerabile all'uso improprio da parte dei dipendenti o a transazioni fraudolente. Prendi in considerazione le seguenti best practice per la gestione delle tue carte aziendali.

• Stabilire la politica di spesa e la procedura di riconciliazione: definisci cosa costituisce un uso accettabile della carta: quali categorie di spesa sono consentite e quali no. Le spese più comuni per le carte di credito aziendali sono spese di viaggio, pasti e intrattenimento, attrezzature per l'ufficio e tecnologia e spese ricorrenti come gli abbonamenti software. Crea una procedura con scadenze rigorose per consentire ai titolari della carta di inviare le ricevute e spiegare gli addebiti.

• Impostare limiti di credito: valuta la possibilità di impostare limiti di credito specifici per ogni titolare della carta in base alle sue responsabilità e alle sue esigenze di spesa. Esamina periodicamente tali limiti per assicurarti che riflettano le esigenze di spesa e le capacità di restituzione della tua attività e collabora con la società emittente per adeguarli in base alle necessità.

• Formare i dipendenti: crea un programma di formazione completo per i dipendenti che delinei come utilizzare correttamente la carta, come inviare le spese, le conseguenze della non compliance e dell'uso improprio e le best practice per la sicurezza della carta e la prevenzione delle frodi, incluso cosa fare in caso di smarrimento o furto di una carta.

• Eseguire l'integrazione con il software di contabilità: integra i sistemi del fornitore della carta con il tuo software di contabilità per automatizzare il monitoraggio e il reporting delle spese.

• Monitorare le transazioni: esamina di frequente le transazioni per ogni carta in modo da individuare tempestivamente eventuali errori o spese non autorizzate. Agisci tempestivamente se si verificano discrepanze o violazioni della politica di spesa. Ciò potrebbe comportare discussioni interne o azioni disciplinari più formali.

• Pagare i saldi e mantenere la disciplina finanziaria: implementa controlli interni rigorosi per evitare spese e debiti involontari e paga sempre il saldo in tempo per evitare addebiti di interessi e penali.

• Comprendere i termini ed esaminare le modifiche all'accordo: monitora le modifiche ai termini o ai vantaggi della carta. Adatta di conseguenza le tue strategie di spesa e sfrutta le nuove offerte. Leggi attentamente i termini della carta e chiedi alla società emittente maggiori dettagli se qualcosa non è chiaro, poiché le incomprensioni possono portare a uso improprio non intenzionale e addebiti a sorpresa.

• Analizzare i modelli di spesa: valuta i modelli di spesa per individuare opportunità di risparmio sui costi, ad esempio negoziando sconti con fornitori abituali.

• Modificare le politiche in base alle necessità: man mano che l'attività si evolve, esamina e aggiorna periodicamente le politiche delle carte di credito in modo che riflettano eventuali cambiamenti nelle esigenze di spesa o nelle strategie finanziarie della tua attività.

Superare le sfide per ottenere una carta di credito aziendale

Se la tua attività ha difficoltà a ottenere l'approvazione per una carta di credito aziendale, queste strategie possono aiutarti.

• Migliorare l'affidabilità creditizia: se il punteggio di credito della tua attività non è forte, concentrati sul migliorarlo pagando i debiti in tempo, riducendo l'utilizzo del credito e assicurandoti che i registri di credito siano privi di errori.

• Costruire un percorso finanziario: per le attività più nuove e più piccole, valuta la possibilità di iniziare con una carta di credito per piccole imprese o una piccola linea di credito per costruire un percorso finanziario positivo.

• Raccogliere una documentazione completa: una documentazione incompleta può bloccare la procedura di richiesta di registrazione. Conferma che tutta la documentazione necessaria sia stata raccolta prima di iniziare la procedura di richiesta di registrazione.

In che modo Stripe Issuing può esserti d'aiuto

Con Stripe Issuing puoi creare, distribuire e gestire facilmente carte personalizzate generando nuovi flussi di ricavi e migliorando l'esperienza del cliente.

Issuing può aiutarti a:

• *Creare nuove carte: *lancia rapidamente carte personalizzate, fisiche, virtuali o tokenizzate basate sulle esigenze specifiche della tua attività. Issuing accetta carta di pagamento per i dipendenti, per premi o di altro tipo.

• Ampliare le opportunità di ricavo: monetizza i programmi delle carte riscuotendo ricavi d'interscambio condivisi o offrendo servizi a valore aggiunto.

• Migliorare l'efficienza operativa: automatizza l'emissione e la gestione delle carte tramite le API di Stripe, riducendo la complessità della collaborazione con diverse società emittenti di carte.

• Migliorare l'esperienza del cliente: offri ai tuoi clienti carte brandizzate che si integrano perfettamente con i tuoi prodotti e servizi.

• Ottenere visibilità e controllo: accedi a controlli e dati dettagliati sulle transazioni per monitorare l'utilizzo delle carte, impostare limiti di spesa e sospendere le carte quando è necessario.

• Accedere alle competenze di Stripe: approfitta di un'infrastruttura solida e del supporto della conformità, resi possibili dall'esperienza di Stripe nella creazione di programmi di carte per aziende leader.

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