Sales tax wordt beheerd op staatsniveau en soms op het niveau van een stad of regio. Voor een onderneming met belastingverplichtingen in meerdere staten kan het een tijdrovende procedure zijn om inzicht te krijgen in en te voldoen aan de unieke aangifte- en afdrachtverplichtingen voor elke staat.

Hieronder bespreken we wat je moet weten over je sales tax-verplichtingen, met inbegrip van bepaalde nuances waarmee je rekening moet houden bij het indienen en afdragen van sales tax en hoe je sales tax kunt indienen en afdragen (betalen) in elke staat om te zorgen voor compliance.

Wat staat er in dit artikel?

• Krijg inzicht in je sales tax-verplichtingen
  
• Aangifte doen versus sales tax betalen
  
• Aangifte van sales tax doen
  
• Sales tax afdragen (betalen)
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Krijg inzicht in je sales tax-verplichtingen

De eerste stap is te achterhalen waar je sales tax-verplichtingen hebt. Over het algemeen zijn ondernemingen (inclusief grote en kleine ondernemingen en eenmanszaken) verplicht sales tax te berekenen aan klanten zodra ze bepaalde drempels overschrijden. Deze drempels worden 'drempels voor economische nexus' genoemd. Ze zijn gebaseerd op inkomsten, op transacties of op beide. Deze drempels verschillen per staat: lees meer over het doorlopen van de belastingregistratie in de VS.

Daarnaast is het belangrijk om te weten of de staat waarin je actief bent het oorsprongsprincipe of het bestemmingsprincipe hanteert. In regio's met het oorsprongsprincipe wordt sales tax berekend op basis van de locatie van de verkoper. In staten met het bestemmingsprincipe wordt sales tax berekend op basis van het adres van de koper.

Zodra je hebt bepaald waar je drempels voor economische nexus hebt bereikt, moet je je in deze staten registreren voor een vergunning voor sales tax. Om je hiervoor te registreren, moet je algemene bedrijfsgegevens opgeven. In bepaalde staten worden registratiekosten in rekening gebracht. Registratie gebeurt online. Je kunt deze uitgebreide lijst controleren om de betreffende registratielink te vinden.

Aangifte doen versus sales tax betalen

Indienen en afdragen (betalen) worden vaak door elkaar gebruikt, maar dit zijn twee verschillende handelingen, en je moet ze beide uitvoeren om voor compliance te zorgen. Indienen is wanneer een onderneming een aangifte voor sales tax indient waarin de verkoopactiviteiten van een belastbare periode worden gespecificeerd, samen met de hoeveelheid sales tax die werd geïnd. Afdragen is het indienen van de geïnde belasting bij de juiste belastingautoriteit, wat een staat of een stad kan zijn. Afdragen wordt ook wel betalen van sales tax genoemd.

Om te berekenen hoeveel sales tax je moet afdragen, vermenigvuldig je het belastbare verkoopbedrag met het totale gecombineerde belastingtarief voor de huidige locatie.

De reden waarom deze twee acties vaak worden gegroepeerd, is omdat aangifte van sales tax en de bijbehorende betalingen over het algemeen gelijktijdig vervallen. Hoewel elke onderneming een eigen frequentie aanhoudt voor het indienen en afdragen, zijn ondernemingen met grotere volumes dit vaker verplicht dan kleine ondernemingen. De belastingautoriteit stelt een vervaldatum in zodra je je aanmeldt voor het innen van belasting, maar dit kan na verloop van tijd weer veranderen als je onderneming evolueert.

In de meeste staten moeten ondernemingen met veel omzet elke maand sales tax afdragen en dit doorgaans uiterlijk op een bepaalde datum in de opvolgende maand in orde maken. Ondernemingen met middelgrote omzetvolumes kunnen dit veelal per kwartaal in orde maken, en ondernemingen met lagere verkoopvolumes of seizoensgebonden omzet kunnen dit soms beperken tot één keer per jaar.

De belastingautoriteit van de staat informeert je als er iets in je indieningsfrequentie wijzigt.

Aangifte van sales tax doen

Aangifte doen van sales tax omvat het rapporteren van je verkooptransacties en de geïnde belasting voor de belastbare periode. Elke staat heeft een eigen formulier voor sales tax-aangifte, maar over het algemeen ben je verplicht een specificatie op te geven van je bruto-omzet, belastbare en niet belastbare omzet, klantgegevens en het bedrag van de geïnde belasting. SST (Streamlined Sales Tax) maakt het voor ondernemingen eenvoudig om sales tax te registreren en af te dragen in de deelnemende staten, wat de procedure voor ondernemingen die in meerdere staten actief zijn, vereenvoudigt.

Afhankelijk van de belastingautoriteit kan het vereist zijn dat je deze informatie specificeert per regio. Hoewel ondernemingen in sommige staten bijvoorbeeld een rapport op stadsniveau moeten maken, hoeven andere ondernemingen alleen geconsolideerde informatie op staatsniveau door te geven. Het bijhouden van gedetailleerde belastingadministratie (zoals facturen, inkomsten, inkooporders en wederverkoopcertificaten) is essentieel voor het doen van een nauwkeurige belastingaangifte.

Er kunnen periodes zijn waarin je onderneming geen sales tax van klanten heeft geïnd. Toch ben je mogelijk verplicht aangifte van sales tax te doen. Dit worden 'nulaangiftes' genoemd en je bent verplicht deze uiterlijk op je vervaldatum in te dienen bij de staat.

Bij het invullen van een aangifte voor sales tax moeten ondernemingen eventuele vrijstellingen aangeven. Deze verschillen per locatie, maar veelvoorkomende aftrekposten zijn vrijstellingen voor de wederverkoop, belastingvrije producten, verkopen waarbij belasting werd geïnd door bemiddelaars voor de marktplaats en verkopen aan vrijgestelde organisaties.

Een ander uitdagend aspect van compliance zijn staten met zogeheten 'home rules'. In deze staten kunnen afzonderlijke home rule-steden zelf de administratie voor hun eigen sales tax en heffingsgrondslagen verzorgen. De volgende staten zijn home rule-steden: Alabama, Alaska, Arizona, Colorado en Louisiana. In deze staten zijn ondernemingen over het algemeen verplicht aangifte te doen in de individuele home rule-stad, in aanvulling op de aangifte in de staat.

Sales tax afdragen (betalen)

Net als bij het doen van een aangifte van sales tax is ook de procedure voor het afdragen van belasting afhankelijk van de belastingautoriteit. Er zijn in de VS verschillende methoden en vereisten voor timing van toepassing. In Californië moeten sommige ondernemingen hun aangifte bijvoorbeeld per kwartaal indienen, maar per maand vooruitbetalen. Op een paar uitzonderingen na zullen de meeste ondernemingen de sales tax echter op dezelfde vervaldatum indienen en afdragen.

Dit is de algemene procedure voor het afdragen van sales tax:

1. Bereken je verplichtingen
   Tel je brutotransacties op voor de aangegeven aangifteperiode, scheid de belastingvrije verkopen en bereken het exacte belastingbedrag dat je verschuldigd bent aan de staat of de lokale regio's.
   

2. Log in op de portal
   Krijg toegang tot de e-services-portal van de staat met behulp van je unieke bedrijfsgegevens en de nummers van je belastingaccount.

3. Dien de aangifte in
   Vul het digitale belastingformulier in met de berekende metadata over verkopen en vrijstellingen of voer een spreadsheet-upload uit als je grote volumes en/of transacties op meerdere locaties beheert.

4. De betaling autoriseren
   Voer je zakelijke bankgegevens in om een veilige e-check-overschrijving uit te voeren of gebruik een betalingsgateway voor betaalkaarten om het exacte verschuldigde belastingbedrag in te dienen vóór de deadline van de staat.

5. Bevestig de indiening
   Controleer het berekende overzicht van de aangifte, controleer of de definitieve bedragen overeenkomen met de administratie in je backend en voer je accountwachtwoord in om de aangifte officieel in te dienen.

Zorg dat je je belastingbetalingen op de ingestelde vervaldatum verstuurt om boetes en rente te vermijden. In de meeste regio's kunnen kosten voor het niet doen van belastingaangifte en niet tijdig betalen snel oplopen. Vergeet bovendien niet om de samenvatting van de digitale aangifte te downloaden en het referentiebevestigingsnummer van de transactie veilig te bewaren. Bewaar deze records om compliance in de toekomst te kunnen aantonen bij een belastingcontrole.

Elke belastingautoriteit staat andere betaalmethoden toe voor het afdragen van sales tax, hoewel je het meestal met elektronische betalingen kunt doen, zoals ACH of een elektronische overschrijving van geld, net als met creditcard en debitcard. Hoewel betalingen met een creditcard of debitcard per direct plaatsvinden, worden er wel vaak verwerkingskosten voor in rekening gebracht. ACH-betalingen zijn meestal goedkoper, maar minder snel.

De meeste staten hebben een voorkeur voor ondernemingen die dit online indienen en afdragen, via hun eigen portal van de staat. Je kunt deze uitgebreide lijst controleren om de betreffende link van de belastingautoriteit van de staat te vinden voor het indienen en afdragen van sales tax.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax vermindert de complexiteit van fiscale compliance, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het controleren van je verplichtingen en waarschuwt je wanneer je een drempel voor belastingregistratie overschrijdt op basis van je Stripe-transacties. Stripe kan zich ook registreren om namens jou belasting te berekenen in de VS en aangiftes beheren via vertrouwde partners. Stripe Tax berekent en int automatisch omzetbelasting, btw en GST op:

• Digitale goederen en diensten in alle Amerikaanse staten en meer dan 100 landen
  
• Fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax kan je helpen:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie, of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen op het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: als je je moet registreren voor omzetbelasting in de VS, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren. Je profiteert van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen. Als je hulp nodig hebt bij het registreren buiten de VS, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen bij het registreren bij lokale belastingautoriteiten.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte te vereenvoudigen: Stripe Tax integreert naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.