Die Steuerkonformität von Unternehmen bezeichnet den fortlaufenden Prozess, bei dem alle Steuerpflichten Ihres Unternehmens erfüllt werden. Zu diesen Pflichten können die Körperschaftsteuer, Lohnsteuer, Sales Tax, die Umsatzsteuer, internationale Informationserklärungen, Verrechnungspreise, das Betriebsstättenrisiko und mehr gehören. Für jede dieser Pflichten gibt es eigene Fristen, Formulare und Strafen bei Fehlern. Unternehmen, die die Compliance gut verwalten, behandeln sie als Geschäftsfunktion mit definierten Zuständigkeiten.

Im Folgenden untersuchen wir, wie Compliance bei verschiedenen Steuerarten funktioniert, wie die internationale Expansion die Pflichten Ihres Unternehmens verändert und welche Risiken bei Fehlern bestehen.

Highlights

• Regeln für den wirtschaftlichen Nexus bedeuten, dass Sie in US-Bundesstaaten, in denen Sie nie physisch präsent waren, möglicherweise verpflichtet sind, Sales Tax zu zahlen.

• Eine internationale Expansion schafft Compliance-Risiken weit über die Registrierung hinaus, z. B. Betriebsstättenrisiken, Dokumentationsanforderungen für Verrechnungspreise und Pflichten für die Sales Tax, Umsatzsteuer oder GST (Goods and Services Tax).

• Wenn eine Steuerbehörde feststellt, dass Sie in einem Zuständigkeitsbereich früher hätten Erklärungen einreichen müssen, werden Sie womöglich verpflichtet, Steuern, Zinsen und Strafen nachzuzahlen.

Was ist die Steuerkonformität von Unternehmen?

Die Steuerkonformität von Unternehmen bezieht sich auf Folgendes: die Berechnung der fälligen Steuern, die pünktliche Einreichung genauer Erklärungen, die Zahlung von Steuern bei Fälligkeit und das Führen von Aufzeichnungen, die der Prüfung durch die Steuerbehörden standhalten. Sie läuft immer im Hintergrund ab und wirkt sich auf Gehaltsabrechnungen, die Umsatzrealisierung, Beschaffungs- und Expansionsentscheidungen aus. Wenn Ihr Unternehmen wächst – sei es durch den Eintritt in neue Märkte, die Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder den Verkauf neuer Produkte – skalieren Ihre Steuerpflichten mit ihm.

Wie funktioniert die Steuerkonformität von Unternehmen?

Unternehmen verwalten in der Regel mehrere Steuerarten gleichzeitig. Jede Steuer hat eigene Regeln dafür, wie der fällige Betrag berechnet, Zahlungen eingezahlt und Erklärungen eingereicht werden.

Hier erfahren Sie, was US-amerikanische Unternehmen im Rahmen der Steuerkonformität erledigen müssen.

Körperschaftsteuer

Die Körperschaftsteuer wird auf den Nettogewinn nach zulässigen Abzügen berechnet. In den USA zahlen C-Corporations eine Körperschaftsteuer auf Bundesebene zu dem einheitlichen Satz von 21,0 % zuzüglich etwaiger staatlicher Körperschaftsteuer, die von 0 % in Bundesstaaten wie Wyoming und South Dakota bis zu maximal 11,5 % in New Jersey reicht.

Lohnsteuern

Arbeitgeber/innen sind verantwortlich für den Einbehalt und das Abführen verschiedener Steuern vom Lohn der Mitarbeitenden. Dazu gehören Folgende:

• Bundeseinkommensteuer (7,65 %)

• Sozialversicherungssteuer (6,20 % des Lohns, bis zu 176.100 USD)

• Medicare (1,45 % pro Mitarbeiter/in)

Sales Tax

Die Sales Tax wird in den USA auf Bundes- und lokaler Ebene erhoben. Es gibt keine bundesweite Sales Tax. Seit dem Urteil South Dakota v. Wayfair, Inc., et al. aus dem Jahr 2018 können Bundesstaaten E-Commerce-Unternehmen aus anderen Bundesstaaten dazu verpflichten, Sales Tax zu erheben und abzuführen, sobald diese einen wirtschaftlichen Nexus-Schwellenwert überschreiten – selbst wenn sie keine physische Präsenz im Bundesstaat haben. In den meisten Bundesstaaten liegt dieser Schwellenwert bei 100.000 USD Umsatz oder 200 Transaktionen pro Jahr, obwohl einige Bundesstaaten abweichende Schwellenwerte festgelegt haben.

Welche Einreichungs- und Meldepflichten umfasst die Steuerkonformität von Unternehmen?

Der Einreichungskalender für ein mittelgroßes Unternehmen in den USA umfasst mehrere parallel laufende Fristen. Dies liegt daran, dass verschiedene Steuerarten weder dieselben Zeitpläne noch dieselben Formulare haben.

Zu den üblichen Pflichten gehören die folgenden:

• Vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen: Unternehmen leisten im Laufe des Jahres geschätzte Einkommenssteuerzahlungen. Pass-Through-Einheiten verwenden in der Regel das Formular 1040-ES des Internal Revenue Service (IRS), während Kapitalgesellschaften das Formular 1120-W nutzen. Diese Zahlungen sind jeweils am 15. April, 15. Juni, 15. September und 15. Januar fällig.

• Einzahlungen und Abgleich der Lohnsteuer: Lohnsteuern werden gemäß einem IRS-Zeitplan eingezahlt. Arbeitgeber/innen reichen vierteljährlich das Formular 941 ein, um die einbehaltenen mit den eingezahlten Beträge abzugleichen.

• Jährliche Einkommensteuererklärung: Pass-Through-Entities reichen ihre Erklärung in der Regel bis zum 16. März (Formular 1065 oder Schedule K-1) ein, während C-Kapitalgesellschaften in der Regel ihre Erklärung bis zum 15. April einreichen (Formular 1120). Fristverlängerungen für die Einreichung sind möglich, verlängern jedoch nicht die Frist für die Zahlung der fälligen Steuern.

• Meldung von Mitarbeitenden und Auftragnehmern/Auftragnehmerinnen: Die Formulare W-2 und 1099 müssen den Empfängerinnen und Empfängern bis zum 31. Januar ausgehändigt und kurz danach bei der Social Security Administration (SSA) oder dem IRS eingereicht werden.

• Sales Tax-Erklärungen: Sales Tax-Erklärungen werden je nach zugewiesener Einreichungshäufigkeit im jeweiligen Bundesstaat, in dem Sie registriert sind, in der Regel monatlich, vierteljährlich oder jährlich eingereicht.

• Internationale Informationsmeldungen: Unternehmen mit ausländischen Inhabern/Inhaberinnen, Einheiten oder Finanzkonten müssen möglicherweise auch Formulare für Beteiligungen an ausländischen Kapitalgesellschaften (Formular 5471), Beteiligungen an ausländischen Personengesellschaften (Formular 8865) oder bestimmte ausländische Finanzanlagen (Formular 8938) einreichen. Strafen für fehlende Einreichungen werden pro Formular und pro Jahr berechnet und können sich schnell summieren.

Wie wirkt sich eine internationale Expansion auf die Steuerkonformität von Unternehmen aus?

Die Expansion Ihres Unternehmens in andere Länder verändert Ihre Steuerpflichten grundlegend. Es gibt drei Faktoren, die viele der Anforderungen bestimmen.

Betriebsstätte

Im Allgemeinen besteuern Länder ausländische Unternehmen nur, wenn sie über eine Betriebsstätte verfügen – also eine bedeutende Präsenz in diesem Land haben. Diese Betriebsstätte kann entstehen durch:

• Einen festen Geschäftssitz

• Eine abhängige Vertretung, die regelmäßig Verträge im Namen des Unternehmens abschließt

• Erhebliche wirtschaftliche Aktivitäten ohne physische Präsenz

Der Schwellenwert für die Gründung einer Betriebsstätte kann niedriger sein, als Unternehmen erwarten. Zum Beispiel könnte eine Vertriebsmitarbeiterin oder ein Vertriebsmitarbeiter, die oder der remote in einem anderen Land arbeitet, ausreichen, damit der Status als Betriebsstätte aktiviert wird. Sobald dies geschieht, könnte das Unternehmen verpflichtet sein, Körperschaftsteuer auf Gewinne zu zahlen, die dieser Einrichtung zuzurechnen sind.

Verrechnungspreise

Wenn verbundene Unternehmen in mehreren Ländern tätig sind, müssen die zwischen ihnen berechneten Preise – die sogenannten „konzerninternen Transaktionen“ – dem Fremdvergleichsgrundsatz entsprechen. Steuerbehörden verlangen, dass Transaktionen zwischen nahestehenden Parteien so bepreist werden, als ob sie zwischen unabhängigen Unternehmen stattfänden. Dies hindert Unternehmen daran, Gewinne in Zuständigkeitsbereiche mit niedrigerer Besteuerung zu verlagern. Die Dokumentation, dass Ihre Verrechnungspreise diesem Standard entsprechen, ist selbst eine Verpflichtung, wobei die Dokumentationsanforderungen im letzten Jahrzehnt in den meisten entwickelten Märkten verschärft wurden.

Indirekte Steuerregistrierung

Internationale Verkaufstätigkeiten können selbst bei fehlender physischer Präsenz zu Steuerpflichten führen.

Die meisten Länder außerhalb der USA verwenden die Umsatzsteuer oder GST anstelle der Sales Tax. Diese Steuern werden an mehreren Punkten entlang der Lieferkette erhoben. Unternehmen berechnen Steuern auf ihre Verkäufe, fordern jedoch die auf ihre Vorleistungen gezahlten Steuern zurück. Folglich fällt diese Steuer letztendlich nur auf die auf der jeweiligen Stufe geschaffene Wertschöpfung an.

Beispielsweise verlangt die EU von Nicht-EU-Unternehmen, sich zu registrieren und die Umsatzsteuer auf digitale Dienstleistungen, die an Kundinnen und Kunden in der EU verkauft werden, ab dem ersten Euro Umsatz zu erheben. Länder wie das Vereinigte Königreich, Indien, Australien und Kanada haben ähnliche Regelungen.

Wenn Sie Software, Abonnements oder digitale Inhalte international verkaufen, müssen Sie mit Umsatzsteuer- oder GST-Pflichten in Märkten rechnen, in denen Sie nie physisch präsent waren.

Was sind die Risiken bei Fehlern in der Steuerkonformität von Unternehmen?

Die Folgen der Nichteinhaltung sind spezifisch, summieren sich und stehen oft in keinem Verhältnis zu dem ursprünglichen Fehler. Je weiter das Risiko zurückliegt, desto gravierender wird das Problem.

Dies sind die Risiken bei Fehlern im Bereich der Compliance.

Geldstrafen

Der IRS verhängt eine Strafe für das Versäumen der Einreichung der Steuererklärung in Höhe von 5,0 % der nicht gezahlten Steuern pro Monat, bis zu maximal 25,0 %. Die Strafe für Nichtzahlung beträgt 0,5 % pro Monat, wobei sowohl auf die Strafe als auch auf den Kapitalbetrag Zinsen anfallen.

Strafen im Zusammenhang mit der internationalen Berichterstattung können sogar noch höher ausfallen. Fehlende Formulare zur Meldung ausländischer Bank- und Finanzkonten können Strafen von mindestens 10.000 $ pro Formular und Jahr nach sich ziehen – bei vorsätzlichen Verstößen liegen die Strafen noch höher.

Rückwirkende Steuerrisiken

Wenn eine Steuerbehörde feststellt, dass Sie in einem Zuständigkeitsbereich früher hätten Erklärungen einreichen müssen, veranlagt sie die Steuer rückwirkend. Beispielsweise könnte ein US-Bundesstaat zu dem Schluss kommen, dass Ihr Unternehmen vor vier Jahren einen Sales Tax Nexus begründet hat, weshalb Sie dann womöglich für mehrere Jahre Steuern, Zinsen und Strafen nachzahlen müssen.

Due Diligence-Risiko

Steuer-Compliance ist ein Standardbestandteil der Due Diligence, die von Investorinnen und Investoren und im Rahmen von Akquisitionen durchgeführt wird. Ungeklärte Verbindlichkeiten erscheinen oft als Eventualverbindlichkeiten, die Geschäftsabschlüsse verzögern oder Bewertungen mindern können. In regulierten Branchen oder bei öffentlichen Aufträgen können Compliance-Fehler auch die Lizenzierung und Berechtigung für Aufträge beeinträchtigen.

Drohende Prüfung

Unternehmen mit mehrschichtigen Verkäufen in den USA und anderen Ländern, inkonsistenten Berichterstattungspraktiken oder häufigen geänderten Erklärungen könnten einer verstärkten Prüfungsüberwachung ausgesetzt sein. Durch eine gute Dokumentation und konsistente Behandlung werden Prüfungen so überschaubar wie möglich.

Funktioniert Ihre Strategie für die Steuerkonformität von Unternehmen wirklich?

Eine Strategie zu haben und diese zuverlässig umzusetzen, sind zwei verschiedene Dinge. Im Hinblick auf Ihr aktuelles Setup sollten Sie Folgendes berücksichtigen.

Kennen Sie Ihre Nexus-Exposition?

Wenn Sie seit mehreren Jahren in verschiedenen US-Bundesstaaten verkaufen, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie in irgendeinem dieser Bundesstaaten die Nexus-Schwellenwerte überschritten haben. Ein umgekehrtes Audit – also eine Überprüfung historischer Verkaufsdaten, um festzustellen, wo Schwellenwerte überschritten wurden – kann Verpflichtungen aufdecken, bevor ein Bundesstaat dies tut.

Sind Ihre Unterlagen geeignet für eine Rekonstruktion?

Gute Steuerunterlagen sollten Daten auf Transaktionsebene, klare Erklärungen zu Ermessensentscheidungen und Dokumentationen enthalten, die zum Zeitpunkt der Entscheidungsfindung erstellt wurden.

Hält Ihr Compliance-Prozess mit Ihrem Unternehmen Schritt?

Der Eintritt in einen neuen Markt, die Einführung neuer Produkte und die Gründung neuer Unternehmenseinheiten gehen mit zusätzlichen Steuerpflichten einher. Der frühzeitige Aufbau von Compliance-Prozessen kann kostspielige Nachbesserungen zu einem späteren Zeitpunkt verhindern.

Nutzen Sie die richtigen Tools?

Eine automatisierte Steuerberechnung kann manuelle Fehler minimieren und dabei helfen, genaue Aufzeichnungen zu führen. Stripe Tax aktualisiert Steuersätze und -vorschriften automatisch basierend auf Standort und Produkttyp und speichert die für die Berichterstattung erforderlichen Daten.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Sales Tax-Registrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Verkaufssteuer, Umsatzsteuer und GST auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln:: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in wenigen Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Formulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Steuererklärungen vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder starten Sie noch heute.