Fiscale compliance voor ondernemingen is het doorlopende proces om aan alle belastingverplichtingen van je onderneming te voldoen. Deze verplichtingen kunnen bestaan uit vennootschapsbelasting, loonbelasting, omzetbelasting, belasting over de toegevoegde waarde (btw), internationale informatieaangiften, transfer pricing, risico’s rond vaste inrichtingen (PE) en meer. Elk daarvan heeft zijn eigen deadlines, formulieren en boetes voor fouten. Ondernemingen die compliance goed aanpakken, beschouwen het als een bedrijfsfunctie met een duidelijk vastgelegde verantwoordelijkheid.

Hieronder bekijken we hoe compliance werkt voor verschillende soorten belastingen, hoe internationale uitbreiding je zakelijke verplichtingen verandert en wat er op het spel staat als je een fout maakt.

Hoogtepunten

• Regels voor economische nexus betekenen dat je omzetbelastingverplichtingen kunt hebben in Amerikaanse staten waar je nooit fysiek aanwezig bent geweest.

• Internationale uitbreiding brengt compliance-risico’s met zich mee die veel verder gaan dan alleen registratie, zoals het risico op een vaste inrichting (PE), vereisten voor transfer pricing-documentatie en verplichtingen voor omzetbelasting, btw of goederen- en dienstenbelasting (GST).

• Als een belastingdienst vaststelt dat je eerder aangifte had moeten doen in een bepaalde regio, kun je achterstallige belastingen, rente en boetes verschuldigd zijn.

Wat is fiscale compliance?

Zakelijke fiscale compliance betekent berekenen wat je verschuldigd bent, tijdig nauwkeurige aangiften indienen, belastingen betalen wanneer ze verschuldigd zijn en een administratie bijhouden die de toetsing door de belastingdienst doorstaat. Het speelt zich altijd achter de schermen af en beïnvloedt beslissingen over salarisadministratie, omzetverantwoording, inkoop en uitbreiding. Naarmate je bedrijf groeit, of dat nu is door nieuwe markten te betreden, medewerkers aan te nemen of nieuwe producten te verkopen, nemen je belastingverplichtingen mee toe.

Hoe werkt fiscale compliance voor ondernemingen?

Ondernemingen hebben doorgaans te maken met verschillende soorten belastingen tegelijk. Elke belasting heeft zijn eigen regels voor het berekenen van het verschuldigde bedrag, het storten van betalingen en het indienen van aangiften.

Dit is wat Amerikaanse ondernemingen moeten regelen voor fiscale compliance.

Vennootschapsbelasting

Vennootschapsbelasting wordt berekend over de nettowinst na aftrek van toegestane aftrekposten. In de VS betalen C Corporations federale vennootschapsbelasting tegen een vast tarief van 21,0%, plus eventuele staatsbelasting, die varieert van 0% in staten als Wyoming en South Dakota tot 11,5% voor de hoogste schijf in New Jersey.

Loonbelasting

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden en afdragen van verschillende belastingen op het loon van werknemers, waaronder:

• Federale inkomstenbelasting (7,65%)

• Sociale zekerheidsbelasting (6,20% van het loon, tot $ 176.100)

• Medicare (1,45% per werknemer)

Omzetbelasting

Omzetbelasting wordt in de VS geheven op staats- en lokaal niveau. Er is geen federale omzetbelasting. Sinds de uitspraak in 2018 in de zaak South Dakota v. Wayfair, Inc., et al. kunnen staten e-commerce-ondernemingen van buiten de staat verplichten om omzetbelasting te innen en af te dragen zodra ze een economische nexus-drempel overschrijden, zelfs als ze geen fysieke aanwezigheid in de staat hebben. In de meeste staten is deze drempel $ 100.000 aan omzet of 200 transacties per jaar, hoewel sommige staten andere drempels hanteren.

Welke aangifte- en rapportageverplichtingen vallen onder fiscale compliance voor ondernemingen?

De aangiftekalender voor een middelgroot Amerikaans bedrijf omvat meerdere deadlines die parallel lopen. Dit komt doordat verschillende soorten belastingen niet dezelfde schema’s of formulieren hebben.

Veelvoorkomende verplichtingen zijn onder andere:

• Driemaandelijkse voorlopige belastingbetalingen: ondernemingen doen het hele jaar door voorlopige inkomstenbelastingbetalingen. Pass-through-entiteiten gebruiken doorgaans IRS-formulier 1040-ES, terwijl vennootschappen formulier 1120-W gebruiken. Deze betalingen moeten op 15 april, 15 juni, 15 september en 15 januari worden voldaan.

• Afdracht en reconciliatie van loonbelasting: loonbelasting wordt afgedragen volgens een IRS-schema. Werkgevers dienen elk kwartaal formulier 941 in voor de reconciliatie van de ingehouden en afgedragen bedragen.

• Jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte: pass-through-entiteiten dienen deze doorgaans in vóór 16 maart (formulier 1065 of bijlage K-1), terwijl C Corporations dit meestal doen vóór 15 april (formulier 1120). Uitstel van aangifte is mogelijk, maar dit verlengt de deadline voor het betalen van verschuldigde belastingen niet.

• Rapportage over werknemers en aannemers: formulieren W-2 en 1099 moeten uiterlijk 31 januari aan de ontvangers worden verstrekt en kort daarna bij de Social Security Administration (SSA) of de IRS worden ingediend.

• Omzetbelastingaangiften: omzetbelastingaangiften worden meestal maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks ingediend, afhankelijk van de aangiftefrequentie die je hebt toegewezen gekregen in elke staat waar je geregistreerd staat.

• Internationale informatieaangiften: ondernemingen met buitenlandse eigenaren, entiteiten of financiële rekeningen moeten mogelijk ook formulieren indienen voor belangen in buitenlandse vennootschappen (Formulier 5471), belangen in buitenlandse partnerschappen (Formulier 8865) of gespecificeerde buitenlandse financiële activa (Formulier 8938). Boetes voor het niet indienen van deze aangiften worden per formulier en per jaar berekend en kunnen snel oplopen.

Hoe beïnvloedt internationale uitbreiding de fiscale compliance van ondernemingen?

Het uitbreiden van je onderneming naar andere landen verandert je belastingverplichtingen fundamenteel. Er zijn drie factoren die veel van de vereisten bepalen.

Vaste inrichting

Over het algemeen belasten landen buitenlandse ondernemingen alleen als ze een vaste inrichting hebben, wat betekent dat ze een betekenisvolle aanwezigheid in dat land hebben. Dat kan voortkomen uit:

• Een vaste bedrijfsvestiging

• Een afhankelijke vertegenwoordiger die regelmatig contracten sluit namens het bedrijf

• Aanzienlijke economische activiteit zonder fysieke aanwezigheid

De drempel voor het ontstaan van een vaste inrichting kan lager zijn dan bedrijven verwachten. Zo kan bijvoorbeeld een verkoper die op afstand in een ander land werkt al voldoende zijn om de PE-status te activeren. Zodra dat gebeurt, kan de onderneming vennootschapsbelasting verschuldigd zijn over winsten die aan die vestiging kunnen worden toegerekend.

Transfer pricing

Wanneer gelieerde bedrijven in meerdere landen actief zijn, moeten de tarieven die zij onderling hanteren, ook wel ‘intercompany-transacties’ genoemd, het arm's length-principe volgen. Belastingautoriteiten eisen dat transacties tussen verbonden partijen worden geprijsd alsof ze tussen onafhankelijke ondernemingen plaatsvinden, wat voorkomt dat bedrijven winst verschuiven naar regio’s met lagere belastingen. Het is een verplichting om aan te tonen dat je transferprijzen aan deze norm voldoen, en de documentatievereisten zijn de afgelopen tien jaar in de meeste ontwikkelde markten aangescherpt.

Registratie voor indirecte belastingen

Internationaal verkopen kan belastingverplichtingen met zich meebrengen, zelfs als je daar fysiek niet aanwezig bent.

De meeste landen buiten de VS hanteren btw of GST in plaats van omzetbelasting. Deze belastingen worden op verschillende punten in de toeleveringsketen geïnd. Ondernemingen brengen belasting in rekening op hun verkopen, maar vragen de belasting die ze op hun inkoop hebben betaald terug. Daardoor geldt die belasting uiteindelijk alleen voor de toegevoegde waarde in elke fase.

De EU verplicht bijvoorbeeld niet-EU-ondernemingen om zich te registreren en btw te heffen op digitale diensten die aan EU-klanten worden verkocht, vanaf de eerste euro omzet. Landen als het VK, India, Australië en Canada hebben vergelijkbare regelingen.

Als je internationaal software, abonnementen of digitale content verkoopt, moet je rekening houden met btw of GST verplichtingen in markten waar je nooit fysiek aanwezig bent geweest.

Wat zijn de risico's van fouten bij fiscale compliance?

De gevolgen van niet-naleving zijn specifiek, stapelen zich op en staan vaak niet in verhouding tot de oorspronkelijke fout. Hoe verder terug de blootstelling reikt, hoe erger het probleem is.

Dit zijn de risico's van een foutieve compliance.

Financiële boetes

De IRS legt een boete voor het niet indienen van aangifte op van 5,0% van de onbetaalde belastingen per maand, tot maximaal 25,0%. De boete voor niet-betaling is 0,5% per maand, en er wordt rente berekend over zowel de boete als de hoofdsom.

Boetes voor internationale rapportage kunnen nog hoger oplopen. Ontbrekende formulieren voor het rapporteren van buitenlandse bank- en financiële rekeningen kunnen boetes opleveren van minstens $ 10.000 per formulier per jaar, of meer bij opzettelijke overtredingen.

Belastingrisico met terugwerkende kracht

Als een belastingdienst vaststelt dat je eerder aangifte had moeten doen in een bepaalde regio, legt ze de belasting met terugwerkende kracht op. Een Amerikaanse staat kan bijvoorbeeld concluderen dat je bedrijf vier jaar geleden een sales tax nexus had en dat je dan meerdere jaren aan achterstallige belastingen, rente en boetes verschuldigd bent.

Due diligence-risico

Fiscale compliance is een standaardonderdeel van due diligence bij investeringen en overnames. Onopgeloste verplichtingen verschijnen vaak als voorwaardelijke verplichtingen, wat deals kan vertragen of waarderingen kan verlagen. In gereguleerde sectoren of bij overheidscontracten kunnen compliance-fouten ook van invloed zijn op vergunningen en contracten.

Risico op controles

Ondernemingen met veelzijdige verkopen in de VS en andere landen, inconsistente rapportagepraktijken of frequente gewijzigde aangiften kunnen te maken krijgen met strengere controles. Goede documentatie en een consistente aanpak maken controles zo beheersbaar mogelijk.

Werkt de strategie van je onderneming voor fiscale compliance eigenlijk wel?

Een strategie hebben en die ook daadwerkelijk uitvoeren zijn twee verschillende dingen. Denk eens na over het volgende als het gaat om je huidige situatie.

Weet je in hoeverre je risico loopt op een nexus?

Als je al een aantal jaar in meerdere Amerikaanse staten verkoopt, is de kans groot dat je ergens de nexus-drempels hebt overschreden. Een reverse audit, oftewel een analyse van historische verkoopgegevens om te zien waar drempels zijn overschreden, kan verplichtingen aan het licht brengen voordat een staat dat doet.

Zijn je administratiegegevens klaar voor reconstructie?

Goede belastingadministratie moet gegevens op transactieniveau bevatten, duidelijke uitleg over beoordelingsbeslissingen en documentatie die is opgesteld op het moment dat de beslissingen werden genomen.

Houdt je complianceproces gelijke tred met je onderneming?

Het betreden van een nieuwe markt, het lanceren van nieuwe producten en het oprichten van nieuwe entiteiten brengen allemaal extra belastingverplichtingen met zich mee. Door vroeg complianceprocessen op te zetten, kun je later dure inhaalslag voorkomen.

Gebruik je de juiste tools?

Geautomatiseerde belastingberekening kan handmatige fouten minimaliseren en helpen om een nauwkeurige administratie bij te houden. Stripe Tax werkt belastingtarieven en -regels automatisch bij op basis van locatie en producttype, en slaat de gegevens op die nodig zijn voor rapportage.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het naleven van belastingregels makkelijker, zodat jij je kunt concentreren op het laten groeien van je onderneming. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen bij te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt. Bovendien berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en GST op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle Amerikaanse staten en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen in het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.