Facturare in functie de timp si materiale¶

Facturarea bazată pe timp și/sau materiale este utilizată de obicei atunci când estimarea cu precizie a dimensiunii unui proiect nu este posibilă sau când cerințele unui proiect se pot schimba.

Acest lucru este diferit de un contract cu preț fix, când un client este de acord să plătească un total specificat pentru îndeplinirea contractului — indiferent de ceea ce trebuie plătit angajaților, subcontractanților, vânzătorilor, furnizorilor și așa mai departe .

Aplicația Odoo Vânzări poate factura timp și diverse alte cheltuieli (de exemplu, transport, cazare), precum și achiziții necesare pentru a onora o comandă.

Configurarea aplicației și a setărilor¶

În primul rând, pentru a ține evidența cu exactitate a progresului unui proiect, aplicațiile Odoo Proiect și Contabilitate trebuie să fie instalate.

Pentru a instala aplicația Project, navigați la Tabloul de bord principal Odoo ‣ Aplicații. Apoi, pe pagina Aplicații, localizați blocul de aplicație Proiect și faceți clic pe Activați. Pagina se reîmprospătează automat și revine la tabloul de bord principal Odoo, unde aplicația Proiect este acum disponibilă pentru acces.

Repetați același proces pentru a instala aplicația Contabilitate.

După instalare, faceți clic pe pictograma aplicației Accounting din tabloul de bord principal Odoo și navigați la Configuration ‣ Settings. Pe pagina Setări, derulați în jos la secțiunea Analitice și asigurați-vă că caseta de lângă Contabilitate analitică este bifată.

Apoi, faceți clic pe Salvați pentru a salva toate modificările.

Apoi, navigați la Tabloul de bord principal Odoo ‣ Aplicația proiect ‣ Configurare ‣ Setări. Pe pagina Setări, în secțiunea Gestionarea timpului, asigurați-vă că caseta de lângă caracteristica Foi de pontaj este bifată.

Apoi, faceți clic pe Salvați pentru a salva toate modificările.

Configurarea produsului de service¶

Cu funcția Foi de pontaj activată în aplicația Proiect, acum este posibilă facturarea pentru timpul petrecut pe un proiect, dar numai atunci când au fost efectuate următoarele configurații de produs.

Pentru a configura un produs de serviciu, mai întâi navigați la Aplicația de vânzări ‣ Produse ‣ Produse. Pe pagina Produse, selectați produsul de serviciu dorit pentru a fi configurat sau faceți clic pe Nou pentru a crea un produs nou.

Din formularul de produs, în fila Informații generale, setați Tipul de produs la Serviciul. Apoi, deschideți meniul derulant în câmpul Politica de facturare și selectați Based on Timesheets.

Apoi, din meniul drop-down Creare on Order, selectați Proiect & Sarcină. Această setare indică faptul că, atunci când o comandă de vânzare este creată cu acest produs de serviciu specific, un nou proiect și sarcină sunt create în aplicația Proiect.

Adăugați timpul petrecut la comanda de vânzare¶

După configurarea corectă a unui produs de serviciu cu opțiunile corecte de Politica de facturare și Creare la comandă, este posibil să adăugați timpul petrecut la o comandă de vânzare.

Pentru a vedea asta în acțiune, navigați la Aplicația de vânzări ‣ Nou pentru a deschide un formular de ofertă necompletat. Apoi, continuați să adăugați un Client, iar în fila Linii de comandă, faceți clic pe Adăugați un produs și selectați produsul de serviciu configurat corespunzător din meniul drop-down.

Apoi, faceți clic pe Confirm pentru a confirma comanda.

După confirmarea comenzii de vânzare, în partea de sus a formularului de comandă apar două butoane inteligente: Proiecte și Sarcini.

Dacă se face clic pe butonul inteligent Proiecte, acesta dezvăluie proiectul specific legat de această comandă de vânzare. Dacă se face clic pe butonul inteligent Tasks, acesta dezvăluie sarcina specifică a proiectului legată de această comandă de vânzare. Ambele sunt accesibile și în aplicația Proiect.

Pentru a adăuga timpul petrecut pentru o comandă de vânzare, faceți clic pe butonul inteligent Sarcini.

Pe formularul de activitate, selectați fila Foaie de pontaj. Din fila Fișe de pontaj, angajații pot fi desemnați să lucreze la proiect, iar timpul pe care îl petrec lucrând la sarcină poate fi adăugat de către angajați sau de către persoana care a creat comanda de vânzare.

Pentru a adăuga un angajat și timpul petrecut lucrând la sarcină, faceți clic pe Adăugați o linie în fila Foaie de pontaj. Apoi, selectați Data și Angajat corespunzătoare. Există, de asemenea, opțiunea de a adăuga o scurtă descriere a muncii efectuate în acest timp în coloana Description, dar nu este obligatorie.

În cele din urmă, introduceți cantitatea de timp lucrat la sarcină în coloana Ore petrecute și faceți clic departe pentru a completa acel rând în fila Foaie de pontaj.

Notă

Timpul introdus în coloana Ore petrecute se reflectă imediat în câmpul Timp alocat (situat în partea de sus a formularului de activitate) ca procent, care reflectă cât de mult din totalul orelor de lucru alocate au fost făcute până acum.

Aceleași informații se găsesc sub formă de ore numerice în câmpurile Ore petrecute și Ore rămase, situate în partea de jos a filei Foaie de pontaj.

Repetați acest proces pentru cât de mulți angajați și ore au fost lucrate la proiect.

Timpul petrecut pe factura¶

Odată ce toți angajații necesari și timpul petrecut au fost adăugați la sarcina proiectului, reveniți la comanda de vânzare pentru a factura clientul pentru acele ore. Pentru a face acest lucru, fie dați clic pe butonul inteligent Comandă de vânzări din partea de sus a formularului de activitate, fie reveniți la comanda de vânzare prin link-urile de breadcrumb, situate în partea din stânga sus a ecranului.

Înapoi pe formularul de comandă de vânzări, ora care a fost adăugată sarcinii este reflectată în fila Linii de comandă (în coloana Livrate) și în noua Ore înregistrate butonul din partea de sus a comenzii de vânzare.

Pentru a factura clientului pentru timpul petrecut pe proiect, faceți clic pe Creați factură și selectați Factură obișnuită din fereastra pop-up Creați facturi. Apoi, faceți clic pe Creați proiectul de factură.

Procedând astfel, dezvăluie o Ciornă de factură pentru client, care arată în mod clar toate lucrările efectuate în fila Linii de factură.

Sfat

Fiți atenți la coloana Distribuție analitică din Factura clientului, deoarece aceste informații sunt necesare pentru a vă asigura că alte sarcini de facturare de timp/materiale sunt îndeplinite corect și cu acuratețe. Acordați atenție Analitică Distribuție din coloana Factura clientului, deoarece aceste informații sunt necesare pentru a se asigura că alte sarcini de facturare de timp/materiale sunt îndeplinite corect și cu acuratețe.

Faceți clic pe Confirmați pentru a confirma factura și a continua cu procesul de facturare.

Configurarea cheltuielilor¶

Pentru a urmări și factura cheltuielile legate de o comandă de vânzare, aplicația Odoo Cheltuieli trebuie să fie instalată.

Pentru a instala aplicația Cheltuieli, accesați Tabloul de bord Odoo ‣ Aplicații. Pe pagina Aplicații, localizați blocul aplicației Cheltuieli și faceți clic pe Activează.

Pagina se reîmprospătează automat și revine la tabloul de bord principal Odoo, unde aplicația Cheltuieli este acum disponibilă.

Adăugați cheltuieli la comanda de vânzare¶

Pentru a adăuga o cheltuială la o comandă de vânzare, accesați mai întâi aplicația Cheltuieli. Din tabloul de bord principal Cheltuieli, faceți clic pe Nou, ceea ce va deschide un formular de cheltuială gol.

Pe formularul de cheltuieli, adaugă o Descriere a cheltuielii (ex: Cazare hotel, Bilet de avion). Apoi, la câmpul Categorie, selectează opțiunea potrivită din lista derulantă (ex: Mese, Kilometri, Călătorii & Cazare).

Apoi, introduceți suma totală a cheltuielii în câmpul Total, precum și orice Taxe incluse care se aplică. Asigurați-vă că este selectat angajatul corect și specificați cine a plătit cheltuiala în câmpul Plătit de: Angajat (de rambursat) sau Companie.

Apoi, în câmpul Client de refacturat, selectați comanda de vânzare potrivită din lista derulantă. Selectați aceeași comandă și în câmpul Distribuție analitică.

Dacă există bonuri care trebuie încărcate și atașate cheltuielii, faceți clic pe butonul Atașează bon și încărcați documentele necesare. Acest lucru nu este obligatoriu, dar poate influența aprobarea cheltuielii.

După ce ați introdus toate informațiile, faceți clic pe Creează raport pentru a genera un raport de cheltuieli cu toate detaliile introduse.

Apoi, există opțiunea de a Trimite la manager pentru aprobare. Odată aprobat, apare Raport în următorul fluturaș de salariu.

Pentru a prezenta un flux complet în acest exemplu, selectați Trimite la manager. Managerul va face apoi clic pe Aprobă pentru a aproba cheltuiala și pe Înregistrează în jurnal pentru a o posta în jurnalul contabil.

Cheltuieli de facturare¶

Pentru a factura un client pentru o cheltuială pe o comandă de vânzare, accesați comanda de vânzare aferentă, fie din aplicația Vânzări, fie din raportul de cheltuieli din aplicația Cheltuieli. Din raportul de cheltuieli, faceți clic pe butonul inteligent Comenzi de vânzare din partea de sus a paginii.

Dacă raportul de cheltuieli a fost legat de comanda de vânzare, cheltuiala configurată va avea acum propria linie în fila Linii comandă și poate fi facturată clientului.

Pentru a factura clientul pentru cheltuiala de pe comanda de vânzare, faceți clic pe Creează factură, selectați Factură obișnuită din fereastra pop-up Creează facturi, apoi faceți clic pe Creează factură de ciornă.

Astfel se va afișa o Ciornă de factură client pentru cheltuială. Procesul de facturare poate fi apoi finalizat ca de obicei.

Configurare achiziții¶

Pentru a factura un client pentru achizițiile făcute pe o comandă de vânzare, aplicația Achiziții trebuie să fie instalată.

Pentru a instala aplicația Achiziții, accesați Tabloul de bord principal Odoo ‣ Aplicații. Apoi, pe pagina Aplicații, localizați blocul aplicației Achiziții și faceți clic pe Activează. Pagina se reîmprospătează automat și revine la tabloul de bord principal Odoo, unde aplicația Achiziții este acum disponibilă.

Adăugare achiziție la comanda de vânzare¶

Pentru a adăuga o achiziție la o comandă de vânzare, trebuie mai întâi creată o comandă de achiziție. Pentru a crea o comandă de achiziție, accesați Aplicația Achiziții ‣ Nou pentru a deschide un formular gol de comandă de achiziție.

Mai întâi, adăugați un Furnizor la comanda de achiziție. Apoi, sub fila Produse, faceți clic pe meniul derulant opțiuni suplimentare de coloană, reprezentat de două linii orizontale cu puncte pe ele, situat în partea dreaptă a antetelor de coloană. Din acel meniu, selectați Distribuție analitică.

După ce ați adăugat coloana Distribuție analitică la antetele din fila Produse a formularului de comandă de achiziție, adăugați produsul/produsele la comandă. Pentru aceasta, faceți clic pe Adaugă un produs și selectați produsul dorit din meniul derulant. Repetați pentru toate produsele pe care doriți să le adăugați.

Important

Pentru ca o achiziție să fie facturată corect pe o comandă de vânzare, produsul de pe comanda de achiziție trebuie să fie bifat ca Poate fi cheltuit, să aibă Politica de facturare setată la Cantități livrate și să aibă opțiunea La cost selectată în câmpul Refacturare cheltuieli din formularul produsului.

Apoi, selectați Distribuția analitică corespunzătoare comenzii de vânzare la care este legată această comandă de achiziție. Pentru aceasta, faceți clic pe câmpul gol Distribuție analitică pentru a deschide o fereastră pop-up Analitic.

Apoi, din meniul derulant Departamente, selectați distribuția analitică asociată comenzii de vânzare dorite pentru care se va factura achiziția.

După ce toate informațiile au fost introduse în fila Produse a comenzii de achiziție, confirmați comanda făcând clic pe Confirmă comanda. Apoi, faceți clic pe Primește produse când produsele au fost recepționate. Acest lucru va genera un formular de recepție.

Apoi, faceți clic pe Validează pentru a valida comanda de achiziție.

Apoi, reveniți la comanda de achiziție folosind legăturile de navigare din partea de sus a paginii și faceți clic pe Creează factură pentru a crea o factură de la furnizor ce poate fi facturată clientului pe comanda de vânzare atașată.

Apoi, faceți clic pe Confirmă pentru a valida factura furnizorului, care va fi adăugată automat la comanda de vânzare, unde poate fi facturată direct clientului atașat.

Facturare achiziție¶

Pentru a factura un client pentru o achiziție pe o comandă de vânzare, mai întâi adăugați achiziția la comanda de vânzare, apoi accesați comanda de vânzare dorită în aplicația Vânzări.

Pe comanda de vânzare atașată comenzii de achiziție, produsul achiziționat are acum propria linie de produs sub fila Linii comandă și este pregătit pentru facturare.

Pentru a factura clientul pentru achiziție, faceți clic pe Creează factură, selectați Factură obișnuită din fereastra pop-up Creează facturi, apoi faceți clic pe Creează factură de ciornă.

Astfel se va afișa o Ciornă de factură client cu produsul din comanda de achiziție adăugat în fila Linii factură.

Pentru a finaliza procesul de facturare, faceți clic pe Confirmă pentru a valida factura, apoi faceți clic pe Înregistrează plată în formularul pop-up Înregistrează plată.