La conformità fiscale dell'attività è il processo continuo volto ad adempiere a tutti gli obblighi fiscali della tua attività. Tali obblighi possono includere l'imposta sul reddito delle società, le imposte sui salari, l'imposta sulle vendite, l'imposta sul valore aggiunto (IVA), le dichiarazioni informative internazionali, le tariffe di trasferimento, il rischio di stabile organizzazione (PE) e altro ancora. Ciascuno di essi ha le proprie scadenze, i propri moduli e le proprie sanzioni in caso di errori. Le attività che gestiscono bene la conformità la considerano una funzione aziendale con responsabilità ben definite.

Di seguito, esploreremo come funziona la conformità per le diverse tipologie di imposte, come l'espansione internazionale ridefinisce i tuoi obblighi aziendali e quali sono i rischi in caso di errore.

In evidenza

• Le norme sul nesso economico significano che puoi avere obblighi fiscali relativi all'imposta sulle vendite in stati degli Stati Uniti in cui non hai mai avuto una presenza fisica.

• L'espansione internazionale comporta rischi di non conformità che vanno ben oltre la registrazione, come il rischio di stabile organizzazione (PE), i requisiti di documentazione sui prezzi di trasferimento e gli obblighi relativi all'imposta sulle vendite, all'IVA o all'imposta sui beni e servizi (GST).

• Se un'autorità fiscale stabilisce che avresti dovuto presentare la dichiarazione in una giurisdizione già in precedenza, potresti dover pagare imposte arretrate, interessi e sanzioni.

Che cos'è la conformità fiscale di un'attività

La conformità fiscale dell'attività consiste nel calcolare quanto devi pagare, presentare dichiarazioni accurate nei tempi previsti, versare le imposte entro le relative scadenze e conservare registri adeguati ai controlli delle autorità fiscali. È un processo costante che influisce sui salari, sul riconoscimento dei ricavi, sugli approvvigionamenti e sulle decisioni di espansione. Con la crescita della tua azienda, sia attraverso l'ingresso in nuovi mercati, l'assunzione di dipendenti o la vendita di nuovi prodotti, crescono di pari passo anche i tuoi obblighi fiscali.

Come funziona la conformità fiscale dell'attività

Le attività gestiscono in genere diversi tipi di imposte contemporaneamente. Ogni imposta ha le proprie regole su come calcolare l'importo dovuto, versare i pagamenti e presentare le dichiarazioni.

Ecco cosa devono gestire le attività statunitensi per la conformità fiscale.

Imposta sul reddito delle società

L'imposta sul reddito delle società viene calcolata sull'utile netto al netto delle detrazioni consentite. Negli Stati Uniti, le C-Corporation pagano un'imposta federale sul reddito delle società con un'aliquota fissa del 21,0%, oltre a qualsiasi imposta statale applicabile, che varia dallo 0% in stati come il Wyoming e il South Dakota fino all'11,5% per lo scaglione più elevato nel New Jersey.

Imposte sui salari

I datori di lavoro sono tenuti a trattenere e versare diverse imposte sui salari dei dipendenti, tra cui:

• imposta federale sul reddito (7,65%);

• contributo previdenziale (6,20% della retribuzione, fino a 176.100 USD);

• Medicare (1,45% per dipendente).

Imposta sulle vendite

Negli Stati Uniti l'imposta sulle vendite è applicata a livello statale e locale. Non esiste un'imposta federale sulle vendite. A partire dalla sentenza del 2018 South Dakota versus Wayfair, Inc., et al., gli stati possono richiedere alle aziende di e-commerce con sede fuori dallo stato di riscuotere e versare l'imposta sulle vendite una volta superata una soglia di nesso economico, anche se non hanno una presenza fisica nello stato. Nella maggior parte degli stati, questa soglia è di 100.000 USD di vendite o 200 transazioni annuali, anche se alcuni stati prevedono soglie differenti.

Obblighi di dichiarazione e rendicontazione previsti dalla conformità fiscale dell'attività

Il calendario delle dichiarazioni per un'attività statunitense di medie dimensioni comprende numerose scadenze che si sovrappongono. Questo perché diversi tipi di imposta non condividono le stesse tempistiche o gli stessi moduli.

Gli obblighi più comuni includono quanto segue:

• Pagamenti trimestrali delle imposte stimate: le attività effettuano pagamenti stimati dell'imposta sul reddito durante tutto l'anno. Le entità pass-through utilizzano generalmente il modulo 1040-ES dell'Internal Revenue Service (IRS), mentre le società per azioni utilizzano il modulo 1120-W. Questi pagamenti sono dovuti il 15 aprile, il 15 giugno, il 15 settembre e il 15 gennaio.

• Versamenti e riconciliazione delle imposte sui salari: le imposte sui salari vengono versate secondo un calendario stabilito dall'IRS. I datori di lavoro presentano il modulo 941 trimestralmente per riconciliare gli importi trattenuti e versati.

• Dichiarazione dei redditi annuale: le entità pass-through presentano in genere la dichiarazione entro il 16 marzo (modulo 1065 o allegato K-1), mentre le C-Corporation generalmente entro il 15 aprile (modulo 1120). Sono disponibili estensioni per la presentazione delle dichiarazioni, ma non estendono la scadenza per il pagamento delle imposte dovute.

• Dichiarazione dei dipendenti e degli appaltatori: i moduli W-2 e 1099 devono essere forniti ai destinatari entro il 31 gennaio e presentati alla Social Security Administration (SSA) o all'IRS poco dopo.

• Dichiarazioni dell'imposta sulle vendite: le dichiarazioni dell'imposta sulle vendite vengono solitamente presentate mensilmente, trimestralmente o annualmente, a seconda della frequenza di presentazione assegnata in ciascuno stato in cui hai effettuato la registrazione.

• Dichiarazioni informative internazionali: le attività con proprietà, entità o conti finanziari all'estero potrebbero anche dover presentare moduli relativi a partecipazioni in società straniere (modulo 5471), partecipazioni in società di persone straniere (modulo 8865) o attività finanziarie estere specificate (modulo 8938). Le sanzioni per la mancata presentazione di tali dichiarazioni vengono calcolate per ogni modulo e per ogni anno e possono aumentare rapidamente.

Come l'espansione internazionale influisce sulla conformità fiscale delle attività

Espandere la tua attività in altri Paesi cambia radicalmente i tuoi obblighi fiscali. Ci sono tre fattori che determinano queste responsabilità.

Stabile organizzazione

In generale, i Paesi tassano le attività estere solo quando queste hanno una stabile organizzazione, ovvero una presenza significativa in quel Paese. Questa può derivare da:

• una sede fissa dell'attività;

• un agente dipendente che stipula regolarmente contratti per conto dell'azienda;

• un'attività economica significativa senza presenza fisica.

La soglia per la creazione di una stabile organizzazione può essere più bassa di quanto le attività si aspettino. Ad esempio, un commerciale che lavora da remoto in un altro Paese potrebbe essere sufficiente per far scattare lo stati di stabile organizzazione. Una volta che ciò accade, l'attività potrebbe dover pagare l'imposta sul reddito delle società sui profitti attribuibili a tale stabile organizzazione.

Prezzi di trasferimento

Quando società collegate operano in più Paesi, i prezzi applicati tra di loro, noti come "transazioni infragruppo", devono rispettare il principio di libera concorrenza. Le autorità fiscali richiedono che le transazioni tra parti correlate siano determinate come se avvenissero tra attività indipendenti, per impedire alle aziende di trasferire i profitti verso giurisdizioni con una tassazione più favorevole. Documentare che i tuoi prezzi di trasferimento rispettano questo standard costituisce di per sé un obbligo, e i requisiti di documentazione si sono irrigiditi nella maggior parte dei mercati sviluppati negli ultimi anni.

Registrazione ai fini delle imposte indirette

La vendita a livello internazionale può comportare obblighi fiscali anche in assenza di una presenza fisica.

La maggior parte dei Paesi al di fuori degli Stati Uniti utilizza l'IVA o la GST al posto dell'imposta sulle vendite. Queste imposte vengono riscosse in più punti lungo la catena di fornitura. Le attività che applicano l'imposta sulle loro vendite, ma recuperano l'imposta pagata sui propri acquisti. Di conseguenza, tale imposta si applica in definitiva solo al valore aggiunto in ciascuna fase.

Ad esempio, l'UE richiede alle attività non appartenenti all'UE di registrarsi e riscuotere l'IVA sui servizi digitali venduti a clienti dell'UE fin dal primo euro di vendite. Paesi come il Regno Unito, l'India, l'Australia e il Canada prevedono regimi simili.

Se vendi software, abbonamenti o qualsiasi contenuto digitale a livello internazionale, dovresti aspettarti di avere obblighi relativi all'IVA o alla GST in mercati in cui non hai mai avuto una presenza fisica.

Rischi derivanti da una gestione errata della conformità fiscale dell'attività

Le conseguenze della mancata conformità sono specifiche, cumulative e spesso sproporzionate rispetto all'errore originale. Quanto più a lungo si protrae l'esposizione, tanto più grave diventa il problema.

Di seguito i rischi derivanti da una gestione errata della conformità.

Sanzioni pecuniarie

L'IRS impone una sanzione per omessa presentazione della dichiarazione pari al 5,0% delle imposte non pagate per ogni mese di ritardo, fino al 25,0%. La sanzione per omesso pagamento è dello 0,5% al mese e gli interessi maturano sia sulla sanzione sia sull'importo principale dovuto.

Le sanzioni per la mancata comunicazione a livello internazionale possono essere ancora più severe. L'omessa presentazione dei moduli per la segnalazione di conti bancari e finanziari esteri può comportare sanzioni di almeno 10.000 USD per modulo all'anno, o di importo superiore in caso di violazioni intenzionali.

Esposizione fiscale retroattiva

Se un'autorità fiscale stabilisce che avresti dovuto presentare la dichiarazione in una giurisdizione in precedenza, applicherà l'imposta in modo retroattivo. Ad esempio, uno stato degli Stati Uniti potrebbe concludere che la tua azienda ha stabilito un nesso in materia di imposta sulle vendite quattro anni fa e potresti quindi dover pagare diversi anni di imposte, interessi e sanzioni arretrati.

Rischio di due diligence

La conformità fiscale è una componente standard della due diligence degli investitori e delle acquisizioni. Le passività irrisolte spesso compaiono come passività potenziali, il che può ritardare le operazioni o ridurre le valutazioni. Nei settori regolamentati o negli appalti pubblici, le violazioni della conformità possono anche influire sulle licenze e sull'idoneità contrattuale.

Esposizione al rischio di audit

Le attività con strutture di vendita articolate tra gli Stati Uniti e altri Paesi, pratiche di dichiarazione incoerenti o frequenti dichiarazioni rettificative potrebbero essere soggette a un livello maggiore di audit. Una documentazione adeguata e un trattamento coerente rendono gli audit il più gestibili possibile.

Valutare l'efficacia della strategia di conformità fiscale della tua attività

Avere una strategia e attuarla in modo affidabile sono due cose diverse. Per quanto riguarda la tua situazione attuale, prendi in considerazione i seguenti aspetti.

Valutare la tua esposizione al nesso

Se vendi in più stati degli Stati Uniti da diversi anni, è probabile che tu abbia superato le soglie di nesso in almeno uno di essi. Un reverse audit, ovvero una revisione dei dati storici di vendita finalizzata a individuare i casi in cui hai superati le soglie, può identificare gli obblighi fiscali prima che lo faccia uno stato.

Verificare se i registri sono pronti per essere ricostruiti

Una buona documentazione fiscale dovrebbe includere dati a livello di transazione, spiegazioni chiare delle valutazioni discrezionali e la documentazione creata al momento in cui sono state prese le decisioni.

Valutare se il processo di conformità è adeguato alla crescita della tua attività

Entrare in un nuovo mercato, lanciare nuovi prodotti e costituire nuove entità comporta ulteriori obblighi fiscali. La creazione di processi di conformità in anticipo può evitare costosi recuperi successivi.

Valutare se stai utilizzando gli strumenti adeguati

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In che modo Stripe Tax può essere d'aiuto

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Stripe Tax può aiutarti a:

• Capire dove registrarti e riscuotere le imposte: scopri dove devi riscuotere le imposte in base alle tue transazioni Stripe. Dopo aver effettuato la registrazione, bastano pochi secondi per attivare la riscossione delle imposte in un nuovo stato o Paese aggiungendo una riga di codice alla tua integrazione Stripe esistente, oppure con un semplice clic nella Dashboard di Stripe.

• Registrarti per il pagamento delle imposte: lascia che sia Stripe a gestire le tue registrazioni fiscali globali e approfitta di un processo semplificato che compila anticipatamente i dettagli della richiesta di registrazione, risparmiando tempo e semplificando la conformità alle normative locali.

• Riscuotere automaticamente le imposte: Stripe Tax calcola e riscuote l'importo corretto delle imposte dovute, indipendentemente da cosa vendi e da dove lo vendi. Supporta centinaia di prodotti e servizi ed è aggiornato sulle norme fiscali e sulle variazioni delle aliquote.

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